Trouver le Bon Site pour Votre Évènement : Astuces pour Trouver l’Espace Parfait

Trouver le bon site est rarement chose aisée. Chaque évènement a besoin de choses spécifiques.

Choisir un site suffisamment grand (et disponible) peut s’avérer complexe. Songez à quelques-unes des questions que vous devez vous poser en tant qu’organisateur d’évènement et vous verrez à quel point le processus peut être difficile.

Est-ce que le site dispose des bonnes installations techniques ? Est-ce qu’il est facile d’accès ? Dispose-t-il de personnel ? Est-ce que je dois apporter de l’équipement ? Il est facile de se laisser aller à la panique lorsque l’on se rend compte de tout les points à prendre en compte. Nos astuces sont là pour vous faciliter la vie.

Il y a deux aspects à observer :

1. À quoi ressemble le processus de recherche de site.
2. Comment évaluer les sites pour leur pertinence.

Le processus de recherche d’un site d’évènement

Quelles étapes devez-vous suivre pour trouver le bon site ? Où est-ce que le processus commence et se termine ? Jetons un coup d’oeil.

1. Commencer tôt

Impossible d’appuyer suffisamment ce point. Un site d’évènement populaire peut être complet pour des mois voire des années à l’avance. En plus de cela, réserver des conférenciers, marchands, ou artistes est plus simple si vous vous y prenez suffisamment tôt.

Plus vous aurez de temps, plus vous aurez de chances de trouver le bon site… et moins le processus sera stressant.

2. Travailler à un ensemble de critères

Imaginez que vous allez chez un concessionnaire automobile sans réfléchir à la consommation ou au nombre de sièges que vous voulez. Ça serait stupide. Vous devriez réfléchir autant que possible en amont.

C’est également vrai pour la recherche d’un site. Vous devez créer une liste de critères. Celle-ci devrait couvrir tous les points, de la capacité du site aux dispositions de santé et de sécurité, en passant par la distance aux transports publics et au personnel.

Pour filer la métaphore, assurez-vous que vous ne partez pas du concessionnaire avec une voiture de sport alors que vous avez en fait besoin d’une familiale.

Astuce : Pour une bonne liste des choses à considérer, jetez un œil à « 13 Choses Importantes à Considérer Lors du Choix du Site de Votre Évènement« 

3. Fixer un budget

Disposer d’un budget est un conseil valable pour tout ce que vous faites dans votre vie professionnelle ou personnelle. Il fait partie de vos critères, mais mérite sa propre section. Vous ne devriez pas seulement réfléchir au budget de la location du site, mais aussi à celui alloué à la sécurité, au personnel, et aux autorisations.

Astuce : Voici un excellent outil pour vous aider à fixer le budget de votre prochain évènement (site inclus).

4. Faire une liste et contacter

Il peut être tentant de simplement trouver un site qui a l’air correct et de s’y engager. Cela implique moins d’heures de discussions et d’évaluations, mais cela signifie également moins de possibilités de négociation et pas de plan de secours.

Trouver un seul site est compliqué, mais la tâche actuelle consiste à trouver plusieurs sites et de sélectionner le meilleur.

Une fois que vous avez choisi quelques espaces qui conviennent à vos attentes, contactez-les pour entamer les discussions.

Il serait bon qu’ils aient envie de vous avoir. Pour cette raison, le site pourrait accepter de vous aider pour le personnel ou la promotion. Les discussions sont également l’opportunité de vérifier des choses telles que l’équipement et ce qu’ils ont d’autre à offrir.

Un site qui comprend vos besoins et qui est en mesure de vous aider avec des petits extras vous économisera pas mal de stress.

Astuce : Jetez un œil à cet article pour des astuces sur les négociations de sites.

5. Visiter

C’est un peu une règle d’or : Ne réservez pas un site sans l’avoir d’abord visité. Une visite peut facilement faire basculer votre décision dans un sens ou dans l’autre. Imaginez que vous vous rendiez compte qu’il n’y a pas de parking ou d’accès, du personnel désagréable, ou de l’équipement vétuste ? Il serait mieux de ne pas s’engager.

Les visites peuvent être chronophages, mais elles ont l’avantage de vous montrer clairement si un site convient oui ou non à votre évènement. Faites confiance à vos tripes.

Outils pour la recherche de sites (et comment les utiliser)

Il existe énormément d’outils pour vous aider à trouver un site. Certains sont plus évidents que d’autres. Les outils ci-dessous devraient tous faire partie de votre arsenal de recherche de site.

1. Tagvenue

Tagvenue est un excellent outil pour tous types d’évènements. Ils disposent d’une base de donnée de plus de 5.000 sites parmi lesquels choisir.

Leur outil de recherche vous permet d’entrer le type d’évènement, le nombre de spectateurs, et l’endroit désiré, et vous donnera des résultats adaptés. Par exemple, si vous organisez un concert pour 200 personnes à Manchester, entrez ces critères pour une liste de sites toute prête.

Vous pourrez également filtrer les résultats obtenus. Faites correspondre ces filtres avec votre liste de critères. Vous pouvez rechercher de l’équipement A/V précis, des autorisations de vente d’alcool, de la sécurité, et bien plus.

Alternativement, Venue Scanner est un autre site web disposant de fonctionnalités très similaires. Si vous avez du mal à trouver des résultats dans votre région, essayez également leur base de données.

2. Sites web de listing d’évènements

Les sites web de listing d’évènements sont des endroits où vous pouvez trouver de nombreux évènements existants. Il n’y a rien de mal à chercher de l’inspiration auprès d’évènements similaires au votre.

Pour ce faire, regardez simplement les évènements dans la région souhaitée. (Tous les sites de listing d’évènements vous permettent de filtrer les résultats.)

Vous découvrirez rapidement quels sites sont utilisés pour les évènements similaires. Vous pouvez ensuite créer une liste de sites sur lesquels vous pencher.

Cette technique implique un travail de recherche conséquent. Mais vous êtes certains de trouver des sites actifs et exploités par votre industrie.

Astuce : Il existe des centaines de sites de listing d’évènements. Pour 10 des meilleurs sites Anglais, jetez un œil à ce guide.

3. Les moteurs de recherche

Ce conseil ne s’arrête pas à Google, mais soyons clairs : Google est ce qui vous a traversé l’esprit en premier.

Les organisateurs d’évènements ont une relation d’amour/haine avec Google. Ce qui est parfaitement compréhensible.

Google reste la meilleure méthode pour faire des recherches sur à peu près tout. Les sites ne dérogent pas à cette règle. Vous pouvez obtenir une tonne de résultats juste à partir de quelques mots-clés, mais cela implique beaucoup de travail pour décortiquer toute la masse d’informations.

Une recherche pour « site concert Paris » ou « site conférence Lyon » peut vous sortir de très nombreuses pages de résultats à vérifier.

Malheureusement, les sites présents dans vos résultats ne seront pas filtrés. Vous devrez faire vous-même le travail de recherche pour savoir s’ils sont convenables.

Google ne garantie pas non plus que le site présenté ne soit actif. Vous pourriez être frustré de découvrir qu’un site est fermé depuis des mois.

Astuce : Pour devenir meilleur avec Google, jetez un œil à ces « Astuces de Recherche Google Qui Vous Faciliteront la Vie« 

Autres considérations

Maintenant que vous savez comment établir une liste de sites et où trouver des espaces potentiels pour votre évènement. Voici quelques considérations supplémentaires.

1. Cibler le public

Un site pourrait paraitre parfait sur le papier, mais ne pas être approprié pour votre public cible. Vous organisez un concert de métal ? Ne réservez pas une salle de musique classique. Vous créez un évènement pour les grandes entreprises ? Cherchez un site très classe. Pensez aux attentes du public que vous visez.

2. Remplir la salle

Si vous comptez sur 100 participants et que vous trouvez un site d’une capacité de 500 personnes qui rentre dans votre budget, cherchez un site plus petit. Ceci pourrait sembler contre-intuitif (et avoir un peu d’espace libre ne fait pas de mal), mais un site immense pourrait donner l’impression que vous avez moins de spectateurs qu’en réalité.

3. Commodités, marchands et autres services

Vous avez besoin de servir de la nourriture à votre évènement ? Aurez-vous besoin de tables et de chaises, ou le public restera-t-il debout ? Est-ce que la sécurité peut être fournie par le site ? Définissez ce qui se trouve à votre disposition tôt pour éviter des migraines plus tard.

Astuce : Add to event est un excellent site web pour trouver des marchands si vous avez besoin d’en trouver pour votre évènement.

Commencez votre chasse au site dès aujourd’hui

Armé de ces astuces, vous pouvez désormais créer une solide liste d’options et commencer à évaluer les meilleures. Faire les choses intelligemment et déterminer vos besoins le plus tôt possible vous économisera énormément de temps et de stress.

Une fois que vous avez trouvé le bon site, jetez un œil à ces astuces de planification d’évènement pour vous assurer un succès retentissant. Bonne chasse au site !