Check-list pour la planification d’une soirée : 31 étapes à retenir

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Organisez de meilleures soirées avec cette check-list pour la planification de soirée


La planification d’une soirée prend du temps, de la créativité, et de l’habilité pour rester organiser. Sauf s’il s’agit d’un petit rassemblement entre famille ou amis, la planification d'une fête doit être un processus structuré avec des étapes soigneusement définies. Cela s’applique pour n’importe quel type de soirée, que cela soit une soirée Disco, ou une soirée d’Halloween pour les enfants.


Notre check-list devrait vous aider à rester sur la bonne voie. Les étapes ne sont pas toutes pertinentes pour toutes les soirées, mais en les gardant à l'esprit vous deviendrez en très peu de temps un meilleur planificateur de soirée. Suivez cette liste pour vous assurer de ne pas ignorer certaines étapes importantes, comme avoir suffisamment de nourriture pour tout le monde. Des invités affamés ne rendront pas votre soirée plus amusante.


Bien en avance


    Date & heure : Décidez de la date et de l'heure pour votre soirée. Essayez de planifier votre soirée afin qu'elle ne soit pas en concurrence avec d’autres grandes soirées, fêtes ou festivals. De cette façon, vous aurez une meilleure chance d’avoir plus de participants.


    Le lieu : Où aura lieu votre soirée ? Se passera-t-elle à l’intérieur ou à l’extérieur ? Chez quelqu’un, dans un restaurant, un bar ou ailleurs ? Commencez dès maintenant à penser aux lieux potentiels.


    Le thème : Décidez du thème de votre soirée. À quelle occasion est votre soirée ? Est-ce pour un événement spécifique ou juste une soirée pour faire la fête. Vos participants auront-ils besoin de s'habiller en tenue formelle ou avec un costume ?


    L’audience : Découvrez quel type de personnes seront à votre soirée. Où pouvez-vous les trouver ? (Quels forums en ligne ou hors ligne utilisent-ils ?) Commencer à faire une liste provisoire de vos invités.


    Le menu : Servirez-vous de la nourriture ou des boissons ? Vos participants devront-ils ramener leurs propres boissons ou un plat ? Commencez dès maintenant à penser à votre liste de course et aux options traiteurs.


    L’équipe : Demandez-vous si vous voulez organiser votre soirée en solo ou avec d'autres personnes pour vous aider à planifier et à organiser votre fête. Rassemblez une équipe et décidez qui est responsable des différents aspects de la planification de la soirée.


    Le budget : Quels sont les coûts auxquels vous pouvez vous attendre pour louer une salle, acheter de la nourriture, payer les différents divertissements, le personnel, etc. Facturez-vous vos invités à l’entrée ou vendrez-vous les billets pour tenter de compenser certains de ces coûts. Essayez-vous de faire du profit ?



Un mois avant


    Programme : Il est temps de commence à préparer un plan détaillé pour le programme de votre soirée. Y aurait-il des jeux ? Des divertissements comme un groupe de music, un DJ, des danseurs etc. ? Essayez de mettre en place un programme approximatif de la journée.


    L’équipement : Maintenant que vous avez une idée du programme, il est temps de savoir quels sont les équipements dont vous aurez besoin. Des haut-parleurs, des projecteurs, des jeux et bien plus. Vos interprètes amèneront-ils leur propre équipement ou allez-vous leur fournir ? Commencez à placer des commandes pour les équipements avec un long délai de livraison.


    La salle : Il est aussi temps de réserver la salle où aura lieu votre soirée. Soyez sûr de réserver le restaurant, de signer le contrat avec la salle de conférence ou tout autre salle où aura lieu votre événement.


    Les fournisseurs : De la même façon, soyez sûr de commencer une petite liste des fournisseurs, et de négocier des accords sur la livraison de la nourriture, des fleurs, des décorations, des ballons etc.


    Page de l’événement : Créez une page d’événement pour votre soirée qui comprendra tout ce qui a été mentionné plus haut. Il faut qu’elle comprenne les détails clés de votre soirée – heure, lieu, programme, etc. Généralement, votre page d’événement vous permet de suivre les ventes ou les réservations de vos billets.


    Invitations : " Envoyez vos invitations à votre liste d’invités. Ces invitations peuvent avoir un lien les amenant à votre page d’événement pour que les potentiels participants en sachent plus et s’y inscrive."


    Promotion : Commencez à promouvoir votre soirée sur les réseaux sociaux et où vous pouvez vous attendre à trouver vos participants potentiels. Demandez à ceux qui se sont déjà inscris de faire passer le mot à leurs amis et leur réseau. N’oubliez pas la promotion hors ligne si cela d’applique : Des flyers, posters etc.



Deux semaines avant


    Confirmez les fournisseurs Assurez-vous que tous les fournisseurs confirment leur livraison et que tout marche comme sur des roulettes. Vous ne voulez pas de mauvaises surprises comme un gâteau qui manque ou pas de décorations.


    Achetez les produits qui manquent Faites le shopping de toutes les petites choses que vous allez acheter par vous-même - Glacières, couverts, nappes, etc.


    Logistiques : Commencez à penser à la répartition des places et à l’aménagement de la salle. Où les participants pourront-ils se garer ? À quelle porte le traiteur devra-t’il livrer la nourriture ? Y a t-il une scène pour le DJ ou le groupe de musique ? Une piste de dance ? Une garde-robe pour que les participants puissent mettre leur manteau ?



Une semaine avant


    Préparez une playlist : Si vous n’avez pas de DJ et que vous vous occupez de la musique par vous-même, il est maintenant temps de mettre en place une playlist pour la soirée.


    Confirmez vos invités : Demandez à ceux qui n’ont pas encore répondu à l’invitation de vous envoyer leur réponse. Envoyez des rappels à ceux qui n’ont pas confirmé pour les gonfler à bloc pour la soirée.


    Contrôle de sécurité : Assurez-vous que l’équipement soit sûr et bien mis en place. Y a-t-il Une sortie de secours ou un plan d’évacuation visible en cas d’incendie ? Toutes les inspections nécessaires sont-elles effectuées ?



Une journée avant


    Préparer la salle : Arrangez le mobilier, assurez-vous que le wifi marche bien, et testez l’équipement son et lumière. Mettez en place les ballons et les décorations.


    Achetez les denrées périssables : Faites le stock des denrées périssables comme les fruits, des glaçons, etc.


    Faites un dernier check up : Si vous le pouvez, faites un dernier check up pour la journée avec les fournisseurs et votre équipe pour vous assurer que tout le monde sache exactement ce qu’il doit faire durant la soirée.



Le jour J


    Installation : Installez les tables, mettez en place les verres de bienvenue, faîtes une dernière vérification du son, et prenez le temps de mettre en place les choses de dernières minutes.


    Service traiteur: Laissez entrer le service traiteur pour qu’ils s’assurent qu’ils ont tous les outils pour commencer à préparer et service la nourriture.


    À l’entrée Assurez-vous que quelqu’un soit à l’entrée (ou les entrées) pour accueillir vos participants, scannez les billets, suivre la liste d’invités, s’occuper des manteaux, servir des verres de bienvenue etc.


    Photo & vidéo : Demandez à quelqu’un de votre équipe (ou à un professionnel) de documenter votre soirée en prenant des photos et en capturant des vidéos à partager avec vos invités par la suite.



Après que la fête soit finie


    Le ménage : Demandez à votre équipe de désassembler l’équipement, de remettre les meubles à leur place, d’enlever la déco et de nettoyer les lieux.


    Les remerciements : Envoyez des messages de remerciement au propriétaire de la salle, aux fournisseurs, et bien entendu aux participants de votre soirée.


    Sondage : Si vous pensez à planifier une autre soirée, ce serait une super idée de demander à vos invités quelques questions sur ce qu’ils ont pensé de la soirée. Jetez un coup d’œil à notre article sur les questions clés à inclure.face


    Les finances : Suivez ce que vous avez dépensé et les ventes de vos billets, frais d’entrée etc.



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