Checklist pour la planification d’événements
Que cela soit une soirée costumée ou un séminaire scientifique que vous avez en tête, vous devez planifier votre événement pour attirer les personnes et les divertir durant l’événement. Nous avons mis en place un modèle de planification d'événement que vous pouvez adapter à la taille de votre soirée. L’idée général reste la même : planifier à l’avance et vous n’aurez plus à vous inquiéter durant votre événement.
Bien avant que votre événement commence
Date : assurez-vous qu'il ne s'oppose pas si possible à un événement majeur.
Le lieu : basé sur le nombre de participants.
Les participants : identifiez votre audience. Ceci rendra certaines de vos décisions plus simples.
Boissons/Nouritture : obtenez des devis basés sur l’estimation du nombre de participants.
L’équipe : cela pourrait être vos amis ou vous pouvez embaucher des volontaires.
Les rôles dans l’équipe : décidez qui fait quoi avant et pendant l'événement.
Orateurs/Interprètes : vérifiez leur disponibilité pour la date que vous avez choisie.
Sponsors/partenaires : faîtes une liste des partenaires potentiels et charger l’un de vos volontaires de les contacter.
Plan de Promotion : créez un plan, affecter des rôles à votre équipe.
Frais de billet : décidez des frais et de la marchandise .
Quelques semaines avant le jour J
Événement : créez une page pour votre événement
Billets : assurez-vous que vos billets soient faciles à trouver et à acheter.
Promotion : envoyez des e-mails, listez votre événement dans des groupes pertinents, demandez à votre équipe et aux participants de le partager.
Médias : confirmez le photographe/vidéographe. Autorisez les médias à s’inscrire à votre événement.
Le lieu : confirmez tous les détails techniques sur le lieu de l’événement.
Logistiques : assurez-vous que les invités et les participants puissent se rendre à votre lieu.
Plan d'exécution : mettez en place un plan d'exécution que vous partagerez avec votre équipe / vos participants.
Briefing : exécutez un briefing final avec votre équipe pour vous assurer que votre plan est solide.
Le jour J
Le lieu : vérifiez le wifi, confirmez tous les détails techniques, mettez tout le matériel en place, vérifiez les décorations.
Le matériel : assurez-vous d'avoir une copie du plan de salle, des listes d'invités, et du personnel responsable.
L’équipe : effectuez un pré-briefing & un briefing en milieu de journée si nécessaire pour voir si vous êtes en accord avec votre plan.
Contact : vérifiez que vous avez les coordonnées de tout le monde en cas d’urgence.
Participants : faites un briefing sur l’ordre de passage, partager des coordonnées s’il y a des questions.
Médias : assurez-vous que les médias disposent de tous les bons contacts et de passes.
La promo : recueilliez des histoires, des photos, des vidéos, des avis sur les réseaux sociaux.
Participants : informez vos participants sur l’ordre de passage et le lieu.
Après l’événement terminé
Finance : Recueilliez tous les reçus, mettez à jours le budget, obtenez vos paiements.
Promo: envoyez des lettres de remerciements, mettez en ligne les présentations, et autres matériels.
Sondage : envoyez un sondage pour savoir comment votre événement c’est passé.
Analyse : vérifiez combien de billets ont été achetés et quand obtenir une photo pour la promotion de votre prochain événement.
