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Organiser un évènement : Top 5 des dispositions à prendre!


Organiser un événement nécessite que l’on fasse appel à son esprit de synthèse, d’anticipation et d’organisation. Un événement, aussi petit soit-il, est un condensé de petits détails à perfectionner pour la réussite du jour J. Réussir un évènement avec brio est un réel challenge pour tout le monde. Et pour cause, il y a des dispositions incontournables qu’il faut prendre en considération afin de ressortir votre sérieux et votre professionnalisme. Parmi toute la masse de travail à abattre, voici cinq points très importants à prioriser.



1. Identifier l’objet et le but de l’événement

Même si cela paraît évident, vous devez pouvoir définir avec précision le type d’évènement que vous avez l’intention d’organiser. Si par exemple, l’évènement dont vous avez la charge est une fête, de quelle fête s’agit-il ? Est-ce une soirée dansante entre jeunes, un anniversaire, une célébration de mariage ou simplement un évènement en rapport avec l’art ou encore la mode ? Ces questions vous permettent de vous situer par rapport à la direction que vous devez donner à l’évènement.


Une fois ce point éclairé, vous devez déterminer la raison qui justifie d’organiser l’événement. Habituellement, c’est l’objectif qui guide la planification des tâches liées à l’organisation d’un événement. Il peut s’agir d’un concert ou d’une soirée à but divertissant, ou encore d’un évènement de collecte de fonds. Dans ce dernier cas, l’objectif sera d’amener les gens à faire le plus de dons possible.


Avec ces deux volets, vous aurez une meilleure vision pour savoir ce que vous devez faire et surtout, comment atteindre l’objectif de façon efficiente. C’est d’ailleurs de cette façon que l’on parvient à dégager des thèmes pour un évènement ou une commémoration. C’est donc un point incontournable pour bien organiser un événement.



2. Identifier la ou les cibles

Un grand pas vient d’être fait en déterminant l’objectif en amont de l’évènement. Il faudra se concentrer maintenant sur les invités. C’est justement auprès des invités qu’il faut faire bonne impression. Mais vous ne le saurez qu’après l’évènement. Toutefois, vous pouvez anticiper sur ce qu’ils pourraient aimer. Pour ce faire, vous devez vous poser les bonnes questions. De quelle classe sociale font partie les invités ? Quelle est la tranche d’âge des participants ? Quels sont en général les centres d’intérêt de cette catégorie de personnes ? A quoi sont-ils réceptifs ? En somme, il s’agit de déterminer leurs caractéristiques. Vous pourriez prendre des renseignements chez celui qui vous a confié l’organisation de l’évènement si bien sûr, ce n’était vous-même.


Pour bien organiser un événement, vous devez identifier la cible ou les personnes qui seront présentes à l’évènement et maîtriser leurs caractéristiques. Vous vous retrouvez ainsi dans une très bonne posture pour faire de cet évènement une vraie réussite.



3. Planifier les tâches de préparation et de promotion de l’événement

Ayant désormais identifié les cibles et leurs caractéristiques, vous pouvez vous servir de leur goût pour choisir un local et procéder à la décoration. Couleurs, présentation, accueil, liqueur ou boissons; bref, tout ce que vous devez faire désormais sur le site doit être lié à ce que vous avez comme informations. Votre planification doit être une sorte de chaîne avec des activités bien synchronisées et d’autres qui suivent. Ce faisant, vous allez gagner du temps, mais aussi vous assurer que tout est bien en place. Ne cherchez pas non plus à tout faire à la fois. Il est préférable d’y aller étape par étape. De cette manière, vous avez l’assurance que vous faites les choses comme il le faut.


En planifiant les diverses tâches liées à l’organisation événement, il est capital de ne pas omettre sa promotion ainsi que la vente des tickets d’accès. A cet effet, sachez qu’il est possible de promouvoir gratuitement votre événement en ligne. Par ailleurs, la possibilité vous est offerte, sur certaines plateformes, de mettre des tickets en vente gratuitement. Sur Billeto.fr par exemple, vous bénéficiez sans frais de tous les outils nécessaires pour créer un événement en ligne, le promouvoir, mais aussi de vendre vos tickets. C’est une manière d’imprimer une touche de professionnalisme à votre événement. Soyez en assurés : vos invités l’apprécieront.



4. identifier une équipe d’intervention

Il va de soi qu'à vous seul, il sera difficile de réussir un évènement, aussi petit soit-il. D’ailleurs, on dit souvent qu’il n’y a pas de petit travail. Si vous vous adressez à quelqu’un ayant déjà été dans votre position, il vous confessera sans doute que cela demande aussi bien des efforts intellectuels que physiques. Il faudra donc vous entourer d’une équipe dynamique et compétente. N’oubliez pas que le temps vous est compté.


Si vous avez des amis ou connaissances qui sont de nature volontaire et dévouée, vous pourrez demander un coup de main. Quoi qu’il en soit, vous devez constituer, dans les temps, une équipe qui puisse répondre aux besoins du terrain. Sachez que du travail de cette équipe dépend aussi la réussite de cet évènement. Rigueur et professionnalisme seront de mises pour mieux organiser un événement. Autrement, votre réputation risque d’être entachée.



5. Le budget prévisionnel

Vous avez sans doute pensé à ce point. Si les ressources humaines qui doivent vous aider sont importantes, les ressources financières le sont tout autant. Quel que soit l’évènement, il nécessite un investissement financier au moins à la hauteur des attentes. Ainsi, vous devez faire le point des dépenses à venir. Tout ce qui entre dans la préparation de l’évènement et qui implique une sortie d’argent doit être pris en compte.


En outre, si vous envisagez recourir à des professionnels pour constituer l’équipe qui vous aidera, la main d’œuvre entre en ligne de compte. La nourriture, les boissons, le coût du local à utiliser, et tout ce qui va avec. Le but ici est de ne pas être surpris que certaines choses ne répondent pas aux besoins, car cela fausserait grandement votre organisation. S’il le faut, faites le point plusieurs fois pour vous assurer de n’avoir rien omis.



Bon à savoir

Même si vous avez tout prévu, il est difficile de prédire ce qui va se produire une fois l’évènement en cours. Il est donc conseillé de prévoir un budget pour les ‘’situations surprises’’. Sachez que la sécurité des invités est aussi une priorité. Assurez-vous qu’au moins des secouristes soient dans les environs, pour des événements grand public.

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