Il est simple d’organiser des évènements lorsque l’argent n’est pas un problème. Mais en réalité, le budget est toujours un facteur majeur lors de la planification d’un évènement.
Nous avons crée un guide rapide pour vous aider à comprendre comment obtenir des sponsors pour un évènement. Il vous aidera pour les recherches et la communication qui vont avec l’obtention de fonds.
Dans celui-ci nous aborderons :
- Pourquoi les entreprises sponsorisent des évènements
- Comment trouver des sponsors pour votre évènement
- Comment leur présenter votre évènement
- Les différentes sortes de partenariats pour les évènements
Après l’avoir lu, vous saurez précisément comment obtenir des sponsors pour un évènement.
Pourquoi les entreprises sponsorisent des évènements
Il est important de comprendre pourquoi les entreprises sponsorisent des évènements. Ainsi, vous saurez comment leur vendre l’évènement pour les faire vous accompagner dans votre projet.
Les sponsors vont typiquement sponsoriser un évènement pour l’une des raisons suivantes :
- Marketing et sensibilisation à la marque
- Toucher un nouveau public
- Création de pistes et développement des affaires
- Responsabilité sociale de l’entreprise
Peu importe leurs raisons de sponsoriser votre évènement, ils voudront un retour tangible sur leur investissement. Il vous appartient de leur montrer quels seront leurs bénéfices à sponsoriser votre évènement.
Comment trouver des sponsors pour votre évènement
Les sponsors potentiels que vous devriez approcher dépendront de votre évènement et de votre public. Les trois doivent s’accorder pour que l’ensemble fonctionne.
Plus important, vous devez offrir aux sponsors quelque chose d’unique. Ci-dessous se trouvent quelques-unes des étapes que vous devriez emprunter pour obtenir un sponsor pour un évènement.
1. Rechercher les sponsors potentiels pour votre évènement
Toutes les étapes suivantes seront facilitées si vous recherchez correctement vos sponsors potentiels. Commencez par les entreprises de votre niche, et voyez si elles ont déjà sponsorisé des évènements.
Vous pouvez également faire un peu de rétro ingénierie. Jetez un œil aux évènements similaires au votre et voyez quelles entreprises les sponsorisent. Il est tout à fait envisageable qu’ils sponsorisent d’autres évènements du même type.
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2. Créer une proposition de partenariat pour l’évènement
Une fois que vous avez fait une liste des meilleurs sponsors potentiels, il est temps de créer une proposition solide. Votre offre de partenariat devrait être ajustée à chaque entreprise.
Cette offre devrait inclure :
- Qui vous êtes et pourquoi vous êtes crédible
- Quel est le thème de cet évènement
- Quel type de public il va attirer
- Les conférenciers et sponsors notables
- Ce que l’entreprise a à gagner de ce partenariat
- Les chiffres clés (nombre de participants, statistiques de réseaux sociaux, etc…)
Votre offre ne devrait pas être votre premier contact avec les sponsors potentiels. Il serait nettement mieux de les approcher à l’avance.
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3. Trouver à qui s’adresser
Maintenant que vous avez monté une offre solide, il est temps d’approcher le sponsor potentiel.
C’est une pratique commune que d’envoyer un email… mais les entreprises sont inondées d’emails. Alors comment vous assurer que le votre ne se perdre pas dans la masse ?
Tout d’abord, évitez les adresses mail en “info@” comme la peste. C’est l’endroit où vont mourir tous les emails commerciaux.
Deuxièmement, n’appelez jamais une entreprise pour demander le service marketing. Vous serez marqué comme télévendeur débutant et dirigé vers l’adresse mail “info@”.
Au lieu de cela, épluchez LinkedIn et voyez si vous ne pouvez pas repérer la personne qui gère les partenariats avec les évènements. Typiquement, ça sera quelqu’un du service marketing.
Notez quelques noms prometteurs et décrochez votre téléphone.
Demandez à parler à l’un des noms de la liste, et demandez une adresse email s’il est absent. Ne perdez pas de temps à laisser un message vocal, cela fonctionne rarement.
La plupart des entreprises évitent d’avoir leurs emails personnels sur leur site web pour éviter le spam. Les gens du marketing, quant à eux, seront souvent interviewés via les réseaux sociaux et leurs emails seront souvent publiés sur leurs sites webs.
Alternativement, vous pouvez tenter de deviner la bonne adresse email. Parfois, c’est aussi simple que prénom.nom@entreprise.com. D’autres fois ça sera leurs initiales.
4. Rédiger un email d’introduction
À ce stade, vous pourriez ne pas être encore certain à 100% de qui est la bonne personne. C’est pourquoi vous allez rédiger un email de présentation simple :
“Bonjour [nom de la personne]. Je suis à la recherche de la personne qui s’occupe des partenariats avec les évènements et j’espérais que vous pourriez m’indiquer comment la contacter. Bien cordialement, vous.”
Envoyez cela à tous les gens de votre liste. Il y a des chances qu’au moins l’un d’entre eux vous dise qui contacter.
Astuce #1 : N’oubliez pas de remplacer “[nom de la personne]” par le vrai nom de la personne dans votre email.
Astuce #2 :Assurez-vous de bien comprendre les règles du RGPD avant d’envoyer des emails.
5. Écrire le mail final
Maintenant que vous savez qui contacter, vous avec déjà une longueur d’avance sur les autres démarcheurs.
Il vous faut toujours rédiger un en-tête qui capte l’attention. Mais les chances que votre email soit ouvert sont drastiquement supérieures.
Vous avez leur prénom, alors commencez par cela. N’ayez pas peur de balancer le nom du collègue qui vous a donné leur contact.
L’ensemble doit rester bref et agréable. Cela montre que vous respectez leur temps.
Expliquez pourquoi vous les contactez spécifiquement, et ce qu’ils pourraient gagner à s’engager avec vous. Puis attachez votre offre de partenariat pour l’évènement.
6. Donner suite
Vous n’aurez probablement pas immédiatement des nouvelles. C’est normal, la personne est probablement occupée. Laissez-lui une semaine avant de donner suite.
La façon dont vous relancez la personne est une question de gouts. Un second email pourrait faire l’affaire, mais bien souvent un bref coup de fil sera nettement plus efficace.
Vous n’avez pas besoin d’accaparer plus d’une minute de leur temps. En d’autres termes :
« Bonjour ! Je vous ai envoyé un email la semaine dernière et je me demandais si vous aviez eu le temps de le lire. Merci, au revoir. »
C’est tout. Ne devenez pas une nuisance.
S’ils ne vous recontactent pas dans une durée raisonnable, passez à votre sponsor potentiel suivant. On recommence tout depuis le début.
Les différentes sortes de partenariat d’évènement
Un partenariat d’évènement n’est pas toujours juste une grosse somme d’argent. Une entreprise peut également sponsoriser votre évènement de bien d’autres manières.
1. Partenariat financier
Les partenariats financiers sont les plus communs. L’entreprise placera typiquement son logo sur le site web de votre évènement et au sein de l’évènement lui-même.
2. Partenariat de biens ou de services
Plutôt que de vous donner du liquide, une entreprise pourrait vous offrir des produits ou des services. Ceux-ci peuvent être des boissons, de la nourriture, ou même le site de l’évènement lui-même.
3. Partenariat médiatique
La publicité dans les médias peut être très chère, c’est pourquoi les partenariats médiatiques sont rentables. L’entreprise peut accepter de financer votre campagne en échange du fait d’être mentionné comme étant lié à l’évènement.
4. Partenariat d’influenceurs
Les partenariats d’influenceurs sont similaires aux partenariats médiatiques. Dans ce cas, cependant, le sponsor est le média, plutôt que quelqu’un qui paie. Les influenceurs incluent les bloggers, les célébrités, et les personnalités de réseaux sociaux.
C’est à vous de jouer.
Il reste beaucoup à dire sur les partenariats autour des évènements, mais vous comprenez maintenant les bases. Faites des recherches correctes, montez une proposition solide, et faites la à la bonne personne.
Notez que cela ne fonctionnera pas à tous les coups. C’est un jeu de nombres. Nombre de facteurs influencent si oui ou non une entreprise sponsorisera votre évènement.
Mais tentez de suivre ces étapes, et vous augmenterez largement vos chances d’obtenir des sponsors.
Bonne chasse !