Le bon logiciel d’enregistrement d’évènements peut rendre le planificateur d’évènements beaucoup plus simple. Choisissez la mauvaise option ou essayez de suivre le processus seul et vous risquez de le regretter.
Ne vous laissez pas intimider: il existe des solutions très simples. Il n’est pas nécessaire d’être un expert technique pour en tirer profit.
Nous avons élaboré un guide pour vous aider à choisir le meilleur logiciel d’enregistrement de évènements. Selon la taille de votre évènement ou de votre entreprise, vous pouvez hiérarchiser différentes fonctionnalités. Ce guide vous aidera à prendre la bonne décision.
Qu’est-ce qu’un logiciel d’enregistrement d’évènement?
Tout le monde n’automatise pas la gestion des évènements. De nombreuses entreprises et particuliers organisent encore les évènements à l’ancienne.
Le logiciel d’enregistrement d’évènements permet de gérer les participants, les invitations, la billetterie et d’autres aspects de la préparation d’un évènement. Il y a beaucoup de balles à jongler. La bonne plateforme peut automatiser une grande partie du processus.
Naturellement, tous les évènements sont différents. En tant que tel, le logiciel de gestion évènements offre des fonctionnalités qui répondent à une gamme de besoins. Si vous organisez une conférence, vous aurez besoin d’une combinaison d’outils très différents de ceux qui planifient un concert.
Quelles fonctionnalités vous conviennent le mieux?
Le logiciel d’inscription à des évènements prend de nombreuses formes. Vous devrez définir les fonctionnalités dont vous avez besoin. Que proposent ces fonctionnalités? Lesquels sont les plus vitaux pour l’évènement que vous planifiez?
Gestion des participants et billetterie
Les participants sont au cœur de tout évènement. Gérer les réponses, les billets et la capacité de votre site dans un tableur Excel peut être un cauchemar. Le logiciel d’enregistrement d’évènements peut résoudre ce problème.
Le logiciel d’enregistrement fournit généralement une page de destination sur laquelle les personnes peuvent confirmer votre présence à votre évènement. Vous pouvez y accéder via votre site Web, vos médias sociaux et vos campagnes de marketing par courrier électronique. Si vous automatisez le suivi des participants, vous rendrez la vie beaucoup plus facile. Vous pouvez même configurer des campagnes de courrier électronique automatisées pour envoyer des rappels à vos invités.
Votre logiciel devrait également pouvoir vous aider à gérer vos billets. Certains évènements peuvent être aussi simples que la vente d’un type de billet et voir qui se présente, mais cela est rare.
La composition de vos billets dépendra de la capacité du site, des différents types de billets (tels que des billets adultes / enfants) et des niveaux de réduction. Cela peut vite devenir complexe. Mais organiser la vente de billets pour votre évènement ne doit pas être difficile – avec les bons outils. Des sites comme Billetto vous permettent de démarrer en seulement cinq minutes.
Facilité d’utilisation
Vous avez sans doute déjà utilisé un logiciel qui donne l’impression que vous essayez de contrôler un vaisseau spatial. Le logiciel d’évènement ne devrait pas vous donner mal à la tête. Certains logiciels sont incroyablement faciles à utiliser.
Un logiciel comme Eventbrite offre de nombreuses fonctionnalités dans une interface simple qui vous permet de voir chaque étape du processus d’évènement.
Intégration
Les gens sont mieux connectés que jamais. Une étude de GlobalWebIndex a révélé que les utilisateurs ont en moyenne sept comptes de médias sociaux chacun. Garder tout « enfermé » n’est pas toujours la meilleure option.
Vous souhaitez partager votre évènement au loin, surtout s’il est ouvert au public. Les logiciels d’enregistrement d’évènements peuvent être liés aux services de marketing par courrier électronique, aux médias sociaux, etc. Bizzabo, par exemple, s’intègre à plus de 750 plateformes différentes.
Vous utilisez votre logiciel d’enregistrement pour les paiements? Assurez-vous d’utiliser une version qui s’intègre à plusieurs plates-formes de paiement. De cette façon, vous ne perdrez pas un participant car il a trébuché à la caisse.
E-mail, outils marketing et image de marque
Votre marque pour un évènement doit être professionnelle et bien pensée. Le bon logiciel vous permettra d’envoyer facilement des e-mails de rappel et des offres spéciales. EventZilla peut même vous aider à créer un site Web convivial pour votre évènement.
Plus vous avez de contrôle sur l’image de marque, mieux c’est. Les gens sont plus susceptibles de s’engager dans une campagne de courrier électronique et une page d’évènement qui a l’air professionnel. Comme Pinpointe l’explique ici: « Il est important que les images de produits aient une apparence professionnelle. sinon, les abonnés vont s’ennuyer ».
Votre « produit » est votre logo, votre invitation et votre site Web jusqu’à ce que les gens passent la porte.
Déterminez si vous pouvez inclure votre propre marque ou si vous êtes coincé avec des modèles. Combien de flexibilité les campagnes par e-mail vous donnent-elles? Dans ce cas, les apparences sont importantes.
Le logiciel d’enregistrement d’évènements peut offrir d’autres outils marketing, notamment des widgets intégrables, des générateurs de code QR, des codes de réduction, etc.
Prix (et structure de prix)
Les nombreuses options logicielles s’accompagnent de nombreuses options de tarification. Whova.com a créé une comparaison complète des prix avec un tableau montrant certaines des structures de prix.
Certains facturent un tarif forfaitaire pour leurs services, tels que des frais mensuels. Certains prennent un prix fixe par billet, tandis que d’autres prennent un pourcentage. Vous pouvez même trouver des combinaisons de ces trois types de paiement.
Si vous organisez un grand évènement, un tarif forfaitaire pourrait être le meilleur choix, afin que les prix ne commencent pas rapidement à se redresser.
Aperçus offerts
L’un des outils les plus puissants que votre logiciel puisse vous donner est un aperçu du comportement de vos clients. Lors du choix, réfléchissez aux statistiques qu’ils peuvent fournir.
Vous pouvez vérifier des statistiques telles que la conversion de page d’évènement, le total des revenus, les participants et les enregistrements. Certains logiciels afficheront même des négatifs tels que les remboursements que vous avez eu à offrir. Ce type de données peut être extrêmement difficile à formuler sans logiciel. Y avoir accès rendra au final vos évènements plus réussis.
Conclusion
Dans certains secteurs, il est clair qu’un fournisseur est meilleur qu’un autre. Avec le logiciel d’enregistrement d’évènements, il s’agit plus de vous assurer que vous disposez des fonctionnalités appropriées à un prix approprié.
Seulement vous saurez exactement ce que vous recherchez. Être capable de déterminer ce que chacune des fonctionnalités peut offrir vous aidera à prendre la bonne décision. Vous pouvez économiser sur la charge de travail et consacrer plus de temps aux évènements futurs.