by On en sait jamais trop sur la planification d’évènements. Organiser et exécuter un évènement est une tâche ardue, il vous faudra donc disposer d’un maximum d’outils dans votre arsenal.
Nous avons réuni une liste de 17 astuces inestimables pour la planification d’évènements. Nous espérons qu’elles simplifieront votre vie d’organisateur d’évènement.
Certaines des astuces dont nous allons parler aujourd’hui vous apprendront comment :
- Préparer un plan de bataille
- Utiliser un logiciel de planification
- Collecter et utiliser des données
- Gérer votre temps et votre argent
- Trouver et préparer un site
- Ne pas se tromper sur le timing
- Trouver un partenaire pour la billetterie
- Synchroniser des applis
- Automatiser des tâches
Prêts pour l’aventure ? C’est parti.
Billetto est une plateforme de billetterie qui vous aide à gérer, organiser et faire la promotion de vos événements. Créez une page d'événement et commencez à vendre des billets en 5 minutes.
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Astuce #1 : Penser grand (puis se restreindre)
Définissez ce à quoi ressemblerait l’évènement parfait s’il n’était pas du tout limité. Décrivez chaque aspect de l’évènement.
Puis passez tous les points en revue avec un crayon rouge et notez ce qui vous suffirait pour chaque point. Vous avez maintenant une zone dans laquelle travailler, et avez mis à plat vos propres attentes.
Astuce #2 : Utiliser un logiciel de planification d’évènement
Il existe un grand nombre de programmes de planification d’évènements que vous pouvez utiliser. Ils vous aideront à gérer votre to-do list, votre budget et vos dates butoirs.
Lisez notre guide sur Les Meilleurs Outils En Ligne Gratuits de Planification d’Évènements pour voir ce qui s’offre à vous.
Astuce #3 : Collecter des données (et les exploiter)
Les données sont géniales dans la mesure où elles vous permettent de mesurer votre réussite et de prédire les retours économiques. Si vous n’avez pas de données de précédents évènements, vous devriez commencer à en collecter à partir de maintenant.
Observez les schémas d’achats et la présence en ligne de vos invités. Alternativement, vous pouvez lancer des sondages et observer des études de cas d’évènements similaires au votre.
Astuce #4 : Gérer efficacement votre temps
Comme vous travaillerez probablement indépendamment, il est important que vous structuriez vos journées. Utilisez une appli calendrier pour programmer vos tâches et prévoir des pauses.
Vous devriez également vous autoriser une marge en cas de retards inattendus.
Astuce #5 : Fixer un budget réaliste
Personne n’aime les feuilles de calculs, mais elles représentent un mal nécessaire. Fixez un budget basé sur votre vision des choses (voir astuce #1).
Puis entrez tous les paramètres dans une feuille de calcul ou un logiciel de planification d’évènement (voir astuce #2) pour vous assurer de vous y tenir.
Astuce #6 : Réfléchir aux subventions additionnelles
Il n’est pas trop précoce de songer au financement durant l’étape de planification de l’évènement. Après tout, vous venez de fixer le budget.
Heureusement, il existe des façons d’améliorer vos finances. Faites une liste des sponsors potentiels de votre évènement ou pensez à peut-être crowdfunder votre évènement.
Astuce #7 : Rechercher des sites (et installations)
Le choix de votre site devrait s’accorder avec le thème de votre évènement et votre budget. Mais il devrait également disposer de toutes les installations et commodités dont vous avez besoin.
Pensez à l’emplacement, aux sièges, au WiFi, à la sécurité, à la restauration, à l’éclairage, au son, et à tout ce dont vous pourriez avoir besoin. Assurez-vous que le site que vous choisissez dispose de tous les éléments de votre liste.
Astuce #8 : Rédiger des contrats détaillés
Disposez toujours de contrats détaillés entre vous, le site, le divertissement, et toute autre personne incluse. Demandez des conseils légaux si besoin.
Assurez-vous que tous les devis que vous avez reçu impliquent tout. Vous n’aimeriez pas recevoir une facture surprise à la fin de l’évènement.
Lisez les petites lignes et assurez-vous qu’il n’y a aucun quiproquo.
Astuce #9 : Visiter le site avant l’évènement
La plupart des évènements disposeront d’un site web avec de belles images et peut-être même d’une visite virtuelle 360 degrés. Mais vous devriez y aller vous-même au préalable.
Mettez-vous à la place de vos spectateurs et pensez à ce qui pourrait les impressionner. Cela vous aidera à visualiser votre évènement et l’expérience que vous créerez.
Astuce #10 : Trouver des points selfies
Tentez de trouver quelques points selfies tant que vous êtes sur le site. Cela vous permettra d’augmenter les mentions de votre évènement sur les réseaux sociaux, ce qui ne peut que vous aider dans vos efforts marketing.
Vous pouvez créer un mur à selfies en fixant simplement une toile près de l’entrée du site. Ainsi, vos spectateurs pourront le partager sur Instagram dès le départ.
Astuce #11 : S’attendre à l’inattendu
Beaucoup de choses peuvent mal tourner durant la planification d’un évènement. Si votre évènement se passe en extérieur, vous devez garder un œil sur la météo.
Si votre évènement se déroule dans une grande ville comme Paris, vous devriez prendre en compte les potentiels bouchons et retards de métro. Tout peut arriver. Soyez-prêt.
Astuce #12 : Garder la concurrence (et les vacances) à l’œil
La date à laquelle vous prévoyez votre évènement ne doit pas interférer avec celle d’un évènement concurrent.
De même, vous devriez éviter de prévoir votre évènement durant les jours fériés et ponts. Selon votre public cible, vous devriez également éviter de planifier votre évènement durant des périodes de vacances populaires.
Astuce #13 : Trouver un partenaire de billetterie fiable
Sélectionnez une plateforme ou un site web de billetterie qui vous simplifiera la vie. Assurez-vous qu’ils acceptent tous les moyens de paiement et s’intègrent à vos autres plateformes.
Un nom connu donnera également de la crédibilité à votre évènement.
Astuce #14 : Connecter vos comptes de réseaux sociaux
Bien que les réseaux sociaux appartiennent à la phase marketing de l’évènement, c’est le moment de les mettre en place.
Utilisez un agrégateur tel que Buffer ou Hootsuite pour connecter tous vos comptes dès maintenant.
Astuce #15 : Automatiser, automatiser, automatiser
Essayez de repérer tous les éléments de votre évènement que vous pouvez automatiser. Planifiez les posts de réseaux sociaux et les emails.
Synchronisez votre appli de billetterie avec votre CRM ou votre logiciel de gestion d’évènement. Automatisez tout.
Astuce #16 : Rédiger une checklist
Créez une checklist, qu’elle soit physique ou numérique. Trello est une bonne appli pour les checklists. Un papier et un crayon fonctionnent également très bien.
Assurez-vous simplement de toujours l’avoir sur vous. Elle vous aidera à mieux repérer l’avancée de vos progrès.
Astuce #17 : Continuer d’apprendre
Il est facile de se bloquer dans une routine, surtout si vous êtes dans le milieu depuis longtemps. Mais les avancées des tendances et technologies ne se reposent jamais. Et vous ne devriez pas non plus.
Lisez des ebooks (et des vrais livres), prenez des cours rapides, et mettez en place une Google Alert pour des nouvelles sur l’industrie.
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Vous avez appris quelque chose ?
Ce sont là toutes nos astuces de planification d’évènement… pour l’instant. Nous sommes toujours à l’affut de nouvelles techniques pour faciliter votre vie d’organisateur d’évènements.
Si vous connaissez une astuce de planification d’évènement que nous n’avons pas évoqué, partagez-la nous dans les commentaires ci-dessous. Partager c’est aimer !
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