Comment Choisir le Thème d’un Évènement (Et Quoi y Inclure)

Si vous êtes dans la phase d’organisation de votre évènement, vous vous demandez probablement comment on choisit un thème pour celui-ci.

Pas de panique, nous y avons également réfléchi.

Lisez cet article pour découvrir comment choisir le thème de votre évènement en :

• Regardant l’objectif de l’évènement
• Pensant à votre public cible
• Trouvant le bon site
• S’en tenant à votre budget
• Prenant en compte la saison et la météo

Nous aborderons également la façon d’intégrer le thème de votre évènement en :

• Envoyant des invitations créatives
• Utilisant les réseaux sociaux pour raconter une histoire
• Décorant le site pour créer une atmosphère
• Faisant correspondre la nourriture et les boissons au thème
• Vous assurant que les animations se suivent bien
• Organisant des activités à thème amusantes

Nous vous fourniront également quelques outils pour vous aider à bien démarrer.

Comment choisir le thème d’un évènement

Avant de choisir un thème au hasard pour votre évènement, vous devriez réfléchir à la raison pour laquelle vous choisissez un thème en premier lieu. Attirera-t-il un certain public ?

Dans le même temps, il est également prudent de songer à quelques-unes des limitations auxquelles vous êtes confronté lors du choix d’un thème. Le budget de votre évènement pourrait être un facteur décisif.

Voici quelques-unes des choses auxquelles vous devriez réfléchir lors du choix d’un thème pour votre évènement.

1. L’objectif

La première question que vous devriez vous poser est : Quel est le but de votre évènement ? Une levée de fonds caritative aura un objectif différent d’une fête de quartier.

Astuce : Lisez cet article pour vous aider à définir les objectifs de votre évènement. Cela vous facilitera grandement le choix du thème approprié.

2. Le public

Le public que vous désirez attirer devrait également guider vos efforts lors du choix d’un thème. Un évènement costumé ne sera pas très approprié à un groupe de professionnels des affaires.

Astuce : Posez-vous les questions qui, quoi, pourquoi, et où pour vous aider à définir votre public cible. Basez votre thème sur les gens qui participent à l’évènement.

3. Le site

Le site de l’évènement limitera également les thèmes parmi lesquels vous pouvez choisir. Vous aurez du mal à organiser une après-midi tennis dans un musée. (Enfin, vous pourriez, mais…)

Le thème de votre évènement devrait être parfaitement adapté à votre choix de site. Assurez-vous qu’ils se complémentent l’un-l’autre, plutôt que d’avoir un rendu gênant.

4. Le budget

Vous devriez également songé au mot en B tant redouté. Combien d’argent cela coutera-t-il d’instaurer tel ou tel thème précis pour l’évènement ? Est-ce que vous avez le budget adéquat ?

Les sites exotiques et les belles décorations peuvent très vite faire monter le budget. Pensez au budget de votre évènement lors du choix d’un thème.

5. La saison

Selon la teneur de votre évènement, la météo pourrait également affecter le choix du thème. Si vous organisez un évènement en extérieur, alors la pluie, le vent, et la neige pourraient venir gâcher la fête.

Votre thème n’a cependant pas besoin de s’accorder avec la saison. Il pourrait être amusant d’organiser une après midi beach-volley en intérieur en plein mois de décembre par exemple.

Qu’inclure dans le thème de votre évènement

Une fois que vous avez décidé d’un thème pour votre évènement, il est temps de vous demander comment l’incorporer. Heureusement, vos options sont nombreuses.

Plus votre thème implique d’éléments, plus il sera fort et mémorable. Des invitations, décors et mets originaux ont également plus de chance d’être partagés sur les réseaux sociaux.

Voici quelques-unes des choses que votre thème pourrait influencer.

1. Les invitations

Utilisez les invitations pour l’évènement comme présentation de votre thème. Si vous organisez une chasse au trésor, pourquoi ne pas utiliser une vieille carte au trésor usée par le temps comme invitation ?

Vous pourriez utiliser des titres bizarres pour vos emails, ou écrire d’une façon bien particulière.

Astuce : Utilisez certaines de ces idées d’invitations créatives pour des évènements pour un peu d’inspiration.

2. Le marketing

Le thème devrait également faire partie de votre campagne marketing. Les réseaux sociaux sont l’endroit où vous pouvez utiliser votre thème pour raconter une histoire à propos de l’évènement.

Si vous organisez une soirée disco années 70, postez des images de tenues fabuleuses. Ou demandez aux gens de partager leur morceau disco préféré et lancez la conversation autour de celui-ci.

3. Le décor

La décoration de l’évènement est probablement l’un des aspects les plus importants du thème de votre évènement. Avec le site, la décoration est ce qui aide à créer la bonne atmosphère.

Un soirée diner sur le thème d’Halloween devrait inclure des fantômes, des citrouilles et des crânes. Une soirée sur le thème de Cinco de Mayo requiert une piñata.

Astuce : Jetez un œil à ces exemples pour plus d’idées visuelles.

4. La nourriture et les boissons

Le menu de votre évènement est également une superbe opportunité d’inclure votre thème. En fait, la nourriture et les boissons peuvent tout aussi bien faire partie du décor que la décoration elle-même.

Vous pouvez également adapter la façon dont vous les servez. Pourquoi ne pas servir une piña colada dans un ananas évidé pour votre évènement sur le thème d’Hawaï ?

5. L’animation

Les orateurs ou artistes qui se produisent à votre évènement devraient également s’adapter au thème. Une fête de Noël implique des elfes qui chantent, etc…

Astuce : Si vous n’êtes pas certain de quel type de divertissement irait bien avec votre thème, cherchez une agence de divertissement qui se spécialise dans les évènements à thème.

6. Les activités

Vous pouvez également intégrer quelques activités amusantes à votre évènement. Dans le cas d’une chasse au trésor, l’activité est l’évènement. Mais pourquoi ne pas faire se déguiser les participants en pirates ?

Les activités devraient bien entendu être adaptées au thème de votre évènement.

Astuce : Si vous êtes bloqué et que vous manquez d’idées, cette liste d’activités d’évènements peut vous aider.

Les outils pour vous aider à choisir le thème de votre évènement

Si vous avez besoin de plus d’inspiration, il existe de très nombreux sites web qui peuvent vous aider à améliorer votre créativité.

1. Pinterest : Idées de thèmes visuels

Pinterest est l’endroit privilégié pour trouver de l’inspiration visuelle. Trouvez des boards dédiés aux idées d’évènements et voyez ce que les autres gens ont fait pour les thèmes de leurs évènements.

2. Hire Space : Idées de sites

Hire Space est un bon endroit pour commencer à chercher des sites mémorables. Il y a quelque chose pour chaque occasion, que vous organisiez une conférence ou une fête sur l’été.

3. Home Cooked Happy : Idées de menu

Home Cooked Happy dispose d’une longue liste de différentes idées de menus pour les soirées à thème. Utilisez les pour vous inspirer pour le thème de votre évènement, ou mélangez et assemblez les différentes idées.

Conclusion

Votre évènement n’a pas besoin d’un thème précis, mais en avoir un le rendra évidemment plus fun et mémorable.

Vos invités auront également plus de chances d’en parler à leurs amis sur les réseaux sociaux.

Enfin, n’oubliez pas de vous amuser pour que l’ensemble ne donne pas un effet forcé.

Bon choix du thème de votre évènement !