Comment Créer un Programme pour une Conférence (+ Modèles Gratuits)

N’importe quelle réunion peut tirer profit du fait de disposer d’un programme de ce qui doit faire l’objet d’une discussion. Pour les grandes conférences d’affaires, cependant, un ordre du jour solide est même une nécessité absolue.

Dans cet article, nous couvrirons :

• Ce à quoi ressemble un programme de conférence classique
• Des astuces pour créer un programme pour une conférence
• Des modèles et autres outils pour la création de programmes de conférences

Quelle est la structure typique d’un programme de conférence ?

Il n’existe pas de règle immuable pour la structure d’un programme de conférence. Cependant, vous trouverez des similarités à la plupart des programmes sur lesquels vous tomberez.

Voici à quoi ressemblent la plupart des programmes de conférences :

• 08:00–09:00 : Ouverture des portes
• 09:00–10:00 : Conférencier principal 1
• 10:00–11:00 : Pause rafraichissements
• 11:00–12:00 : Session en petits groupes 1
• 12:00–13:00 : Pause repas
• 14:00–15:00 : Conférencier principal 2
• 15:00–16:00 : Session en petits groupes 2
• 16:00–17:00 : Session en petits groupes 3
• 17:00–18:00 : Session de réseautage
• 18:00–20:00 : Temps libre
• 18:00–20:00 : Fête

Astuces pour mettre en place un programme de conférence

Créer un programme pour une conférence n’est pas systématiquement une tâche évidente. Il y a des attentes auxquelles il faut répondre, des conférenciers à recruter, et des accès au site à considérer.

1. Décider d’un thème pour la conférence

La première étape de la création d’un ordre du jour intéressant pour une conférence est d’établir un thème général pour l’évènement. Y a-t-il un sujet particulier qui est d’actualité dans votre domaine à l’heure actuelle ?

Astuce : Trouvez de l’inspiration dans notre guide sur comment choisir le bon thème pour votre évènement.

2. Conduire un sondage pré-évènement

Votre programme devrait offrir aux spectateurs quelque chose qui ait de la valeur à leurs yeux, vous devez donc chercher à savoir ce qu’ils aimeraient apprendre. Pour ce faire, envoyez-leur un sondage pré-évènement pour leur demander.

Voici quelques-unes des questions que vous pouvez poser à vos spectateurs avant l’évènement :

• Qu’espérez-vous apprendre lors de la conférence ?
• Quels conférenciers aimeriez-vous voir se produire ?
• Quel type de session (en petits groupes, réseautage, etc.) est une priorité pour vous ?

Vous aurez déjà de meilleures chances que votre conférence soit un succès une fois que vous aurez un aperçu des intérêts et des attentes de votre public.

Astuce : Vous pouvez utiliser notre guide sur les outils de sondage pour évènements pour vous aider à obtenir les informations dont vous avez besoin.

3. Recruter des conférenciers

Une fois que vous avez un thème général et que vous savez quels conférenciers vos participants aimeraient écouter, vous pouvez commencer à présélectionner et à communiquer avec les leaders d’opinion pertinents.

La présence d’orateurs de marque enthousiastes et enjoués assurera que vos spectateurs aient hâte de participer à l’évènement. Un éventail diversifié d’intervenants pour les séances en petits groupes permettra de traiter tous les aspects d’un sujet donné.

Les conférenciers les plus demandés seront probablement compliqués à obtenir, il est donc important de concocter un discours édifiant qui piquera leur intérêt pour votre conférence.

Enfin, il est également judicieux de vous accorder suffisamment de temps pour le recrutement des conférenciers. Les meilleurs d’entre-eux ont tendance à avoir un emploi du temps chargé.

Astuce : Certains sites web tels que Speakers Corner disposent d’une base de donnée de conférenciers populaires.

4. Créer des sessions interactives

Vos participants s’attendront à des discours par des conférenciers connus desquels ils pourront apprendre. Mais ils souhaiteront également participer à des séances interactives tout au long de la conférence.

Voici quelques-uns des différents types de sessions que vous pouvez inclure au programme :

• Questions et réponses
• Bavardages en petits groupes
• Démonstrations de produits
• Séances de réseautage
• Sondages
• Quiz
• Réunions en table ronde

Les sessions interactives de la conférence donneront à vos participants l’impression d’être des participants actifs plutôt que des spectateurs passifs. Assurez-vous qu’ils fassent partie de l’histoire.

5. Organiser des sessions par parcours

Les grandes conférences peuvent souvent comporter des centaines de sessions différentes auxquelles les participants peuvent participer. Il est toujours agréable d’avoir le choix, mais il peut être difficile de tout organiser.

Un parcours de conférence comporte une série de sessions pertinentes liées entre-elles par un sous-thème. Organiser les sessions en parcours facilitera la navigation des participants.

Si l’on prend l’exemple d’une conférence sur le marketing, le ParcoursA pourrait ressembler à cela :

• 1ère session : « L’art des publicités Facebook »
• 2nd session : « B-A BA du marketing par influenceurs »
• 3ème session : « L’importance de LinkedIn en 2019 »

D’un autre côté, le Parcours B pourrait ressembler à ceci :

• 1ère session : « Comment élargir votre liste d’emails »
• 2nd session : « Les dernières avancées en matière de SEO »
• 3ème session : « Les outils pour augmenter le taux de conversion Internet »

Les participants peuvent toujours décider de passer d’un parcours à l’autre. Mais rassembler les sujets similaires au même endroit renforce la cohérence du programme de la conférence.

Astuce : Plus d’informations sur comment créer d’excellentes séances en petits groupes qui ajoutent de la valeur à votre programme.

6. Communiquer l’ordre du jour aux talents de la conférence

Il est essentiel que tous les gens impliqués dans la conférence soient tenus au fait du programme. Les conférenciers et les intervenants voudront être informés des changements et des contraintes de temps.

Voici ce que vous devriez faire pour vous assurer que tout le monde sait à quoi s’attendre :

• Discuter des engagements et de la rémunération
• Communiquer les délais et les résultats attendus
• Demander à l’avance tout le matériel de présentation
• Confirmer toute exigence technique particulière
• Organiser les soumissions de biographies et de portraits
• Examiner et confirmer les grandes lignes de la présentation

Astuce : Plus de détails sur la façon de briefer vos conférenciers et exemple de briefing.

7. Inclure l’ordre du jour dans l’application de l’évènement

Les programmes papier sont obsolètes. Il y a des chances que vous ayez déjà une appli à l’esprit pour votre prochaine conférence. Assurez-vous que le programme y figure pour que vos participants y aient accès.

Les gens d’affaires auront d’autres choses à faire dans leur vie professionnelle pendant la conférence. Assurez-vous donc que le programme puisse également être synchronisé avec leurs applications d’agenda personnelles.

Un programme interne à l’application est également une excellente opportunité de recueillir des retours intéressants. Autorisez les likes, les commentaires, et les avis pour chaque parcours ou session, pour découvrir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Astuce : Jetez un œil à ces applis géniales d’évènements que vous pouvez utiliser pour votre prochaine conférence.

Outils et modèles de programme de conférence que vous pouvez utiliser

Inutile de réinventer la roue en ce qui concerne la rédaction d’un programme pour votre conférence. Il existe tout un tas de modèles géniaux disponibles gratuitement en ligne.

Voici quelques modèles de programmes de conférences que vous pouvez utiliser comme point de départ.

• Canva
• GEVME
• Microsoft Word
• Template.net

Il existe également une sélection d’applis dédiées à la création de programmes de conférences :

• ConfTool
• NoConf
• PHPJabbers
• Sched

Alors, prêts pour la programmation ?

Vous disposez désormais de tous les outils dont vous avez besoin pour concocter un solide programme pour votre conférence. Avec ces outils sous la main, votre évènement devrait se dérouler à merveille.

Vous avez trouvé un programme de conférence particulièrement efficace ? Laissez-nous un lien dans la section commentaire ci-dessous. Partager c’est aimer !