Comment Gérer le Jour d’un Évènement Privé (en 9 Étapes)

Vous avez réussi à planifier votre évènement privé, et le jour J est maintenant venu. Même si vous allez sans l’ombre d’un doute passer un agréable moment, il reste tout un tas de choses auxquelles réfléchir en tant qu’hôte de l’évènement.

Poursuivez la lecture pour découvrir comment :

• Assurer les accès et indications pour le site
• Organiser les tables et sièges
• Créer une ambiance avec de la musique et de l’éclairage
• Organiser l’hébergement et les commodités pour tout orateur ou animateur
• Tester tout l’équipement technique
• Commencer l’évènement sur le bon pied
• Créer des souvenirs et les partager en ligne

Une fois que tout est dit et fait, vous aurez créé un évènement privé mémorable pour vos invités.

1. S’assurer qu’un accès correct au site existe

Comme vous organisez un évènement privé, il y a des chances que son lieu soit un peu moins accessible qu’à l’accoutumée.

De ce fait, il peut être judicieux de vérifier les accès au site dès le départ. Si certains de vos invités ont des besoins spécifiques, assurez-vous qu’ils aient tous un accès facile à l’entrée, aux toilettes, et à la salle elle même.

Même s’il y a des accès adéquats, il n’est pas toujours aisé de trouver son chemin dans un nouveau bâtiment. Aidez vos invités en plaçant quelques panneaux d’indications pour les guider.

Voici les zones vers lesquelles vous pouvez placer des indications :

• L’entrée
• La salle principale de l’évènement
• Les sorties d’urgence
• Les toilettes
• Le vestiaire
• La zone fumeur

Vous devriez, bien sûr, demander au site la permission de placer des panneaux.

Astuce : Voici un peu d’inspiration pour les panneaux de votre évènement.

2. Organiser les tables et sièges

Vous aurez peut-être plusieurs options pour l’organisation des tables et sièges à votre évènement privé. Certains évènements, comme les meetings d’entreprise, requièrent des dispositions particulières pour les tables et sièges.

Gardez toujours le format de l’évènement et le confort des invités à l’esprit lorsque vous faites la disposition des tables et sièges. Nous allons passer en revue quelques solutions possibles.

La disposition des tables

Les tables existent généralement en trois formats : carrée, rectangle, et ronde. Cette dernière forme est la plus complexe à utiliser, mais elle donne un aspect sympathique.

Voici quelques façons d’organiser les tables :

• Disposition en U
• Disposition « séminaire »
• Disposition « théâtre »
• Disposition « cabaret »

Vérifiez toujours auprès du site si vous pouvez modifier la disposition des tables pour l’adapter au format de votre évènement.

Décorations de table

Selon l’occasion pour laquelle votre évènement a lieu, vous pourriez vouloir décorer les tables. Ce pourrait être superflu pour un évènement d’entreprises, mais c’est crucial pour un mariage ou un anniversaire.

Le type de décoration de table le plus commun est les fleurs. Mais même là, il existe tout un tas d’options possibles. Demandez au site s’ils offrent des affichages circulaires ou longs bas.

Plan de table

Décidez à l’avance si vous voulez un plan de table ou non. En avoir un peut être utile si vous souhaitez créer des connexions entre certaines personnes.

Les plans de table peuvent être un excellent moyen de faire se connaitre deux personnes d’affaire. Ce peut également être valable pour les réunions de famille… du moment que vous n’essayez pas de faire discuter deux personnes qui se détestent.

Les sièges (et leur décoration)

La raison pour laquelle les sièges des diners sont inconfortables restera toujours un mystère. Peut-être que cela a quelque chose à voir avec la vision unique qu’ont les designers de chaises.

Mais il est bon de songer au temps que vos invités vont passer sur leurs sièges. Si votre évènement dure longtemps, il pourrait être bon de demander au site s’ils disposent de sièges confortables.

3. Créer une ambiance avec la musique et l’éclairage

Les sons et lumières peuvent faire beaucoup dans la création d’une atmosphère. Comme votre évènement est privé, vous ne dérangerez pas le reste du site en les changeant.

La question est : Est-ce que oui ou non le site a la capacité de les changer. Demandez-leur s’ils disposent d’un moyen de tamiser les lumières et de jouer une douce musique de fond.

Astuce : Spotify propose quelques playlists géniales pour toutes les occasions.

4. Accueillir tous les artistes ou conférenciers

Si vous faites venir un ou des artistes, orateurs, ou musiciens pour votre évènement, assurez-vous que quelqu’un les prenne en charge.

S’ils arrivent tôt, offrez leur des rafraichissements. Ils pourraient également avoir besoin d’un espace dédié pour déballer leurs affaires, s’habiller, se préparer, ou simplement pour déposer leur équipement.

5. Vérifier tout l’équipement technique

Si votre évènement implique de l’équipement technique, assurez-vous de le tester avant l’arrivée des invités. Vous ne voudriez pas qu’un discours soit interrompu par un micro qui ne fonctionne pas.

Assurez-vous de tester :

• Les microphones
• Le système son
• Le projecteur
• Les spots
• Le système informatique

Astuce : Il est également pratique de disposer d’un plan de secours au cas où n’importe quel problème technique se produit.

6. Préparer des boissons et des amuses-bouches de bienvenue

Les invités sont sur le point d’arriver, mais il reste une chose que vous devez préparer avant qu’ils soient là. Assurez-vous que les boissons et amuses-bouches de bienvenue sont prêts.

Si vous organisez un évènement privé pour des entreprises, vous pourriez également avoir à installer du matériel promotionnel. Assurez-vous que tous les panneaux et les bannières de tous les sponsors soient bien visibles.

7. Accueillir les invités

Ils sont là ! C’est le moment d’être le meilleur hôte que le monde ait porté. C’est l’heure pour vous de briller.

Votre première responsabilité et la plus importante en tant qu’organisateur d’évènement privé est de vous assurer que tout le monde passe un bon moment. Ce qui implique de présenter les invités les uns aux autres et de faciliter les conversations.

Lorsque les invités arrivent, c’est également le bon moment pour vous de passer en revue l’agenda de l’évènement. Même si ce n’est qu’une soirée diner, vous pouvez annoncer aux invités ce qui les attend.

8. Prendre des photos et encourager le partage

Des photos, ou cela n’est pas arrivé. Prendre des photos ou enregistrer des vidéos de votre évènement est toujours une bonne idée. Au minimum, elles servent de souvenirs d’un bon moment.

Mais pour vous en tant qu’organisateur d’évènement, elles peuvent avoir un but supplémentaire. Il n’y a pas de meilleures formes de marketing que les images et vidéos d’un évènement à succès.

Si l’évènement est formel, il peut s’avérer judicieux d’engager un photographe professionnel pour faire le travail à votre place. Ainsi, vous pouvez vous focaliser sur votre travail d’hôte, qui est souvent plus que suffisant.

Enfin, vous devriez encourager vos invités à prendre leurs propres photos et à les partages sur leurs profils de réseaux sociaux. Ainsi, vos invités deviennent vos meilleurs portes-paroles.

9. S’assurer que tout le monde rentre chez lui sain et sauf

Une fois les festivités terminées, il est temps de dire au revoir à tout le monde. Assurez-vous que les invités rentrent chez eux sains et saufs et aidez les à appeler un taxi au besoin.

N’oubliez pas de remercier tout le monde d’être venu, et n’ayez pas peur de demander des retours sur comment vous vous en êtes sorti. Ceux-ci seront inestimables pour l’organisation de futurs évènements privés.

La journée est terminée !

Vos invités devraient repartir très satisfaits… et vous allez probablement repartir totalement épuisé.

Faites-vous une tape sur l’épaule pour votre travail bien fait. Maintenant il ne vous reste qu’une étape à accomplir avant de vous relaxer.

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment donner suite après votre évènement privé.