Vous vous êtes porté volontaire pour l’organisation d’un évènement d’entreprise dans votre boîte. Le problème c’est que vous êtes le Jon Snow de la planification d’évènement : vous ne savez rien.
Alors maintenant quoi ?
L’aiguille de l’horloge avance et vous n’avez pas le temps de prendre un cours sur la planification d’évènement. C’est pourquoi vous êtes là : Pour un cours de dernière minute sur la manière d’organiser votre premier évènement d’entreprise.
Poursuivez la lecture pour découvrir comment :
- Définir le but de votre évènement
- Tout découper en tâches accessibles
- Déterminer un budget réaliste
- Choisir une date appropriée
- Créer un plan
- Monter une équipe
- Trouver un site
- Promouvoir l’évènement
D’ici la fin de cet article, vous serez moins un Jon Snow qu’un Bran Stark.
1. Commencer par la fin
Si cela ressemble à de la rétro ingénierie, c’est parce que c’en est.
Lorsque vous organisez un évènement, il est facile de s’embourber dans les détails immédiats. Mais tous les projets ont besoin d’un plan à long terme et d’une prise de recul avant de s’engager dans les détails minutieux.
Réfléchissez tout d’abord à ce que vous souhaitez que les gens retirent de l’évènement. Est-ce la création de relations ? L’éducation ? Passer un bon moment ? Les trois ?
Qu’-est-ce que vous organisez exactement ?
Est-ce…
- Une conférence ou un séminaire
- Un salon professionnel
- Une retraite d’entreprise
- Une fête de noël
- Un évènement de création d’équipe
- Un lancement de produit
Il est également crucial de répondre aux attentes de votre public. Les attentes de vos invités dépendront de l’industrie et du grade salarial de ceux-ci. Commencez par la fin, et définissez votre plan d’action grâce à cela.
2. Faire une liste des composants
Une fois que vous avez une idée générale sur la façon de présenter votre évènement, il est temps de diviser votre plan en segments. Déterminez chaque paramètre qui doit être pris en charge pour faire de l’évènement un succès.
Selon votre évènement, vous aurez besoin :
- D’un site
- De décoration
- De nourriture et de boisson
- De divertissements
- D’une garantie marketing
- De transport
- D’hébergement
- D’une billetterie
Souvenez-vous que la taille présupposée de l’évènement importe peu. Tout ce qui compte c’est que vous soyez capable de diviser l’organisation en petits segments abordables.
Ouvrez Google Docs et Sheets et divisez votre plan en étapes individuelles. Puis donnez leur des degrés de priorité selon l’urgence.
3. Définir un budget
Vous n’êtes peut-être pas en mesure de définir vous même le budget de votre évènement. En fait, rares sont les planificateurs d’évènements disposant de fonds illimités.
Et ce n’est pas un problème. Vous pouvez réussir avec ce dont vous disposez. Il est même possible d’organiser un évènement sans budget si cela s’avère nécessaire.
Règle #1 pour définir un budget : Soyez réaliste et gardez 10% en réserve.
Une fois que vous savez de combien vous disposez pour travailler, il est temps de rassembler quelques devis. Comparez les coûts de différents sites, restaurateurs, imprimeurs, et de tout ce dont vous avez besoin pour l’évènement.
Plus tôt vous ferez vos réservations, plus vous avez de chance d’obtenir un tarif correct. Sinon, vous devrez négocier au mieux.
4. Choisir une date
Si vous êtes en mesure de choisir une date, c’est le moment de le faire. Si l’évènement est saisonnier, comme une fête de Noël, vos options seront probablement limitées. La date que vous arrêtez pourrait être influencée par ces facteurs :
- Qui vous voulez voir participer (et de combien de temps il leur faut pour s’organiser)
- De combien de temps vous aurez besoin pour tout mettre en place (voir étape 5)
- Quand vous sortirez le produit ou le service
- Quand le site est disponible (voir étape 6)
Faites en sorte que la date soit attrayante. Vous devrez probablement l’ajuster légèrement une fois que vous chercherez le bon site.
5. Créer une frise chronologique
Tout plan possède une temporalité, et vous devriez déterminer celle du votre. Vous n’avez pas besoin d’autre chose que de définir des dates butoirs avant lesquelles chaque point doit être bouclé pour que tout se déroule de façon fluide.
Règle #1 pour la création d’une chronologie : Toujours permettre des retards imprévus.
C’est bien d’être optimiste. Mais lors de l’organisation d’un évènement d’entreprise, être réaliste c’est mieux.
Voici quelques-uns des retards auxquels s’attendre :
- Le site pourrait être déjà réservé
- Les décorations pourraient ne plus être en stock
- La restauration peut prendre du retard
- L’imprimeur peut commettre une erreur
- Le transport peut avoir une panne
Il y a peu de chances que toutes ces choses vous arrivent, mais même une ou deux d’entre-elles peuvent vous mettre des bâtons dans les roues.
Il est bon de prendre en compte la Loi de Murphy lorsque vous organisez votre calendrier.
6. Monter une équipe
Vous aurez probablement besoin de plus d’une paire de bras pour faire de votre évènement un succès. Même si c’est un évènement à petite échelle, il est toujours utile d’avoir une équipe avec qui travailler.
Si votre budget ne vous le permet pas, voyez si vous ne pouvez pas simplement user de bonne vieille persuasion pour embarquer vos collègues dans l’aventure. Qui sait, peut-être qu’ils seront même très heureux de participer à l’organisation.
7. Trouver un site
Il vous faudra trouver un endroit où les gens se réuniront quelle que soit la teneur de votre évènement. La recherche d’un site peut être stressante et peut facilement engloutir une grande partie de votre budget.
Lorsque vous comparez différents sites, vous devriez vous poser les questions suivantes :
- Quelle est la durée moyenne d’attente ?
- Est-il suffisamment spacieux pour accueillir tout le monde ?
- Est-ce qu’il dispose d’équipement audio/vidéo ou devez-vous mettre en place le votre ?
- Est-ce qu’il dispose de WiFi et d’une bonne réception téléphonique ?
- À combien s’élève la caution ?
- Quelles sont les conditions d’annulation et de remboursement ?
Comme dit précédemment, il est judicieux de réserver votre site le plus tôt possible pour obtenir le meilleur prix possible.
8. Promouvoir votre évènement
Cette partie dépendra également de l’évènement que vous organisez. Ce peut être aussi simple que d’envoyer un mail à vos collègues. Ou cela peut nécessiter une campagne publicitaire complète.
Si vous créez un évènement plus important, vous devriez également jeter un œil à ceci :
- Les posts et publicités de réseaux sociaux
- Flyers et posters
- Articles de blog
- Sites web de listing d’évènements
- Optimisation pour les moteurs de recherche (SEO)
- Invitations directes par email
Ce qui compte c’est de faire en sorte que les gens participent. Informez-les sur le lieu, la date, et la teneur de l’évènement.
Pour résumer…
Respirez.
Tout va bien se passer.
Si vous commencez à éprouver du stress ou de l’anxiété, voici une méthode spirituelle ancestrale que vous pouvez utiliser pour vous apaiser l’esprit :
Imaginez que vous êtes Donald Trump.
Personne n’en sait plus que vous sur l’évènementiel.
Bonne chance !