Vous vous demandez si vous avez vraiment besoin d’une assurance pour votre évènement ? Vous n’êtes pas le seul !
La principale raison pour laquelle vous devriez souscrire à une assurance évènement est qu’à peu près tout est susceptible de mal tourner.
Vous êtes de toute évidence un organisateur d’évènement compétent, mais vous n’avez pas le contrôle sur absolument tout. De l’équipement défectueux aux vols en passant par les gens ivres et les catastrophes naturelles (ces deux là sont relativement similaires).
Poursuivez votre lecture pour découvrir :
- Les types d’assurances disponibles pour les organisateurs d’évènements
- Combien coûte une assurance évènement
- Où trouver de bons fournisseurs d’assurances évènement
- Les meilleures pratiques en ce qui concerne l’assurance d’évènements
Rappelez-vous : La sécurité avant tout !
Quels sont les différents types d’assurances évènement disponibles ?
Attention, ce guide est avant tout adressé au public anglais, et les informations contenues sont en accord avec la législation anglaise. Toutefois, les informations générales peuvent être très intéressantes pour les organisateurs d’évènements de toutes les nationalités. Les assurances évènement existent sous de nombreuses formes, nous allons passer les plus importantes en revue aujourd’hui.
1. Assurance responsabilité civile
L’assurance responsabilité civile vous protège au cas où un membre du public (vos spectateurs ou les passants) se blessent à cause de votre évènement.
Si vous organisez un évènement dans un lieu dédié, il y a des chances qu’ils aient déjà une assurance responsabilité civile. Cependant, il convient de noter qu’elle ne les couvre qu’eux, et pas vous, l’organisateur de l’évènement.
2. Assurance responsabilité civile des employeurs
Si vous distribuez des salaires à l’équipe de votre évènement (si vous ne travaillez pas avec des bénévoles), la loi vous oblige à souscrire à une assurance responsabilité civile des employeurs au cas où vos employés se blessent durant l’évènement.
3. Assurance matériel
Vous utilisez probablement de l’équipement technique pour votre évènement, que ce soit un micro, une caméra, un système son, un projecteur… L’assurance matériel vous couvrira dans le cas où cet équipement est endommagé ou volé.
4. Assurance annulation et abandon
Beaucoup de choses peuvent mal tourner lors d’un évènement. Ou alors tout peut mal tourner, comme pour le Fyre Festival. Souscrivez à une assurance annulation s’il y a des chances que vous deviez annuler l’évènement.
5. Assurance responsabilité civile liée à l’alcool
Il vous faudra une assurance liée à l’alcool si vous prévoyez de servir de l’alcool à votre évènement. Elle vous couvrira dans le cas où une personne ivre dégrade quelque chose ou fait mal à quelqu’un, ainsi que dans le cas où de l’alcool serait servi à un mineur par accident.
6. Assurance dommages de tiers
L’assurance dommages de tiers vous couvre dans le cas où le site que vous avez réservé subit des dégâts alors qu’il est sous votre responsabilité. Elle peut faire partie de l’assurance responsabilité civile.
7. Assurance évènements multiples
Si vous organisez des évènements récurrents, alors il peut s’avérer judicieux de souscrire à une assurance évènements multiples. Elle vous fera économiser un peu d’argent, ainsi que les lourdeurs administratives liées au fait de souscrire à une assurance à chaque évènement.
Note : Catastrophes naturelles
Mère Nature pourrait ne pas être de votre côte lors de l’évènement, ce qui se traduit généralement par un gros orage ou une pluie battante mettant des bâtons dans les roues de votre pique-nique communautaire.
La grande majorité des assurances anglaises n’excluent pas les catastrophes naturelles, ce qui signifie que vous êtes probablement déjà couvert. Mais lisez tout de même les petites lignes, juste au cas où.
Combien coûte une assurance évènement ?
La réponse courte ? Ça dépend.
La réponse longue est que le coût d’une assurance dépend des risques impliqués dans votre évènement.
Une course de moto impliquera beaucoup plus de risques de blessures qu’un mariage. Un mariage, par contre, impliquera un bien plus grand risque de dégâts liés à des gens alcoolisés.
Les évènements en extérieur sont également plus susceptibles d’être annulés en cas de mauvais temps. Les évènements dans les grandes villes impliquent également un risque de terrorisme, ce qui fait également grimper le prix.
Les contrats d’assurance responsabilité civile commencent à partir de 60€, et les contrats d’assurances responsabilité employeur commencent à partir de 50€. La plupart des autres contrats d’assurance devront faire l’objet d’une demande de devis pour l’évènement.
Ceci dit, rien ne vous empêche de faire le tour des différents fournisseurs, ce que nous allons faire juste après.
Où trouver le bon fournisseur d’assurance évènement ?
Si vous avez déjà un assureur pour votre entreprise, la première étape devrait être de l’appeler pour lui demander un devis. Ils pourraient vous faire profiter d’une réduction, vu que vous êtes déjà client.
Nous avons déjà glissé des liens vers différents fournisseurs dans les sections précédentes, mais il existe de nombreux sites web vous permettant de comparer les devis de différents assureurs en Angleterre.
En voici quelques-uns :
- Quotezone
- GoCompare
- Simply Business
- Insure My Event
- Insure My Liability
- Money Super Market
- Compare The Market
Il convient de prendre un peu de temps pour comparer les différents assureurs. Certains pourraient vous proposer une bonne affaire sur un certain contrat mais pas sur les autres.
Astuces générales et bonnes pratiques en matière d’assurance évènement
Maintenant que vous avez une vue d’ensemble des types d’assurances dont vous pourriez avoir besoin et où les trouver, il est temps de jeter un œil à quelques bonnes pratiques à observer pour l’assurance d’évènement.
1. S’y prendre tôt
Plus vous souscrivez tôt à votre assurance évènement, plus vous aurez de chances d’obtenir un tarif correct pour une bonne couverture. Il est judicieux d’assurer l’évènement dès que le site est réservé.
2. Mener une évaluation des risques
Vous pouvez faire baisser le tarif de votre assurance évènement si vous menez une évaluation complète des risques en amont. Arrangez-vous avec le site pour organiser une visite complète pour évaluer les risques potentiels.
3. Négocier avec le site
Le site vous couvrira rarement avec le forfait de base de la location. Mais cela ne signifie pas que vous ne deviez pas tenter de négocier avec eux lors de la discussion pour le contrat.
4. Vérifier les besoins en assurance
Tous les évènements et sites n’ont pas besoin du même niveau de couverture. Certains endroits ne vous demanderont de couvrir que 2 millions d’euros de dommages, tandis que d’autres pourraient vous demander de couvrir dix fois ce montant.
5. Surveiller les soucis de transport
Si les spectateurs de votre évènement viennent de loin, alors les soucis de transports comme les grèves des chemineaux ou des aéroports pourraient les affecter. S’ils ne peuvent pas venir jusqu’à l’évènement, alors il vous faudra un contrat d’assurance annulation.
6. Garder un œil sur vos invités
Vous devriez vérifier qui est à votre évènement le jour J. Ne prenez pas le risque de laisser entrer des gens n’ayant pas réservé leur place et qui pourraient créer des soucis.
7. Penser à la santé et à la sécurité
Bien que vous ayez mené une évaluation des risques en amont de l’évènement, vous devriez rester vigilant le jour venu. Les soucis de santé et de sécurité, comme des sols glissants, peuvent se produire à tout moment.
8. Informer tous les gens impliqués
Communiquez clairement les conditions de votre évènement avec l’équipe, les vendeurs, la gestion du site, et tous les autres gens impliqués dans votre évènement. Ainsi vous réduisez les risques de quiproquos dangereux.
9. Demander des conseils légaux
S’il y a quoi que ce soit dont vous n’êtes pas certain, ce que vous êtes obligé d’assurer par exemple, demandez des conseils légaux. Ils peuvent représenter un sérieux investissement, mais peuvent vous faire économiser énormément d’argent à l’avenir.
10. Obtenir la meilleure couverture possible
Vous ne devriez pas faire le pingre lorsqu’il s’agit de l’assurance de votre évènement. Si un contrat est très bon marché, c’est probablement qu’il contient de nombreuses clauses excluant de potentiels scénarios.
Alors, vous êtes couverts ?
Nous espérons avoir passé en revue tout ce que vous devez savoir pour vous assurer en cas d’accident et autres désagréments lors de votre évènement.
Si vous avez découvert un fournisseur d’assurances particulièrement bon, n’hésitez pas à poster un lien pour les joindre dans les commentaires ci-dessous. Partager c’est aimer.