En tant qu’organisateur d’évènement, il est de votre devoir de faciliter au maximum l’enregistrement des clients à votre évènement. L’enregistrement des clients est l’un des éléments qui doit absolument être fait correctement. C’est souvent la première interaction que vous aurez avec vos spectateurs. Votre objectif devrait être de rendre le processus fluide, infaillible, et moins chronophage.
C’est là qu’une appli de check-in pour évènement entre en jeu.
Les applis smartphone offrent un moyen plus rapide d’enregistrer les clients d’un évènement. Elles permettent de réduire le nombre d’employés requis et offrent aux clients une alternative simple pour s’enregistrer en ligne et éviter les files d’attente.
On peut dire sans avoir peur de se tromper que les applis d’enregistrement transforment le check-in d’évènement, et de la meilleure des façons.
Poursuivez votre lecture pour découvrir :
- Les avantages des applis de check-in pour évènements
- Quoi rechercher pour une telle appli
- Les applis de check-in que nous recommandons
Prêt à canaliser les enregistrements clients ? On y va.
Les avantages des applis de check-in pour évènements
Les applis de check-in pour évènements sont une solution tout-en-un pour les enregistrements à votre évènement. De la création de la page d’enregistrement, à la vente de billets, en passant par la promotion, la gestion des FAQs, et les enregistrements sur site, ils offrent à peu près tout ce dont vous pourriez rêver.
1. Premières impressions
Les applis sur smartphone permettent aux organisateurs d’évènements de faire une bonne première impression. Comme le dit l’adage, il n’y a pas de seconde chance pour faire votre première impression. Les applis de check-in donnent à vos clients une expérience positive dès le départ.
2. Réduction du papier
Les applis de check-in permettent également de supprimer le besoin de liste papier. Supposez que votre entreprise envisage d’organiser 10 évènements à grande échelle chaque année. Vous pouvez imaginer la quantité de papier requise pour imprimer les noms de tous les invités. Une appli réduit les couts d’impression à zéro. Enfin, vous évitez d’avoir des listes d’invités perdues.
3. Changements de dernière minute
Les applis de check-in pour évènement offrent également un moyen de gérer facilement les clients imprévus. Après tout, vous ne voudriez pas faire attendre tout le monde pour enregistrer de nouveaux clients au dernier moment. Les applis plus avancées permettent également aux clients de demander des changements d’hébergement, de menu, ou au niveau des autres activités.
4. Productivité accrue
Les applis de check-in boostent la productivité par 27% selon une étude de Frost & Sullivan. Elles réduisent également les besoins en personnel, ce qui réduit également le budget global de l’évènement.
5. Statistiques sur les clients
Les applis pour le check-in vous offrent également des statistiques sur vos clients. Une fois que vous savez qui s’est enregistré pour votre évènement, vous pouvez en garder note et l’utiliser pour la promotion de vos futurs évènements. Certaines applis d’évènement avec des fonctionnalités plus étendues peuvent même vous donner des retours importants sur l’orateur, le site, la qualité de la nourriture, ou autres aspects de votre évènement.
Quoi rechercher pour votre appli de check-in d’évènement
Lorsque vous choisissez une appli d’enregistrement, il est vital de comprendre si elle va offrir à vos clients une expérience de qualité ou non.
Le mauvais scanner de billets peut rendre la vérification stressante et résulter en des clients mécontents. Vous ne voudriez pas que vos spectateurs ratent le début de votre évènement simplement parce que votre scanner de billets ne fonctionnait pas.
Jetons à œil à quelques qualités d’une bonne appli de check-in pour évènement.
QR codes
Une bonne appli de check-in scanne directement le QR code depuis un appareil Android ou iOS et offre des QR codes personnalisés pour l’enregistrement à l’évènement.
Synchronisation
Votre appli de check-in devrait offrir une synchronisation des données en temps réel pour éviter les doublons de billets. Un tracking à haute vitesse aide également dans le cas de points d’entrée multiples à l’évènement.
Flexibilité
Les mots d’ordre d’une bonne appli sont polyvalence et flexibilité. Voyez si elle est capable de scanner différents types de billets comme les cartons d’invitation. Elle devrait également être en mesure de gérer les ventes par carte de crédit pour les clients le jour même.
Rentabilité
Il va sans dire que l’appli doit être abordable et simple à utiliser. Vous ne voudriez pas vous retrouver bloqué par un bug ou des soucis techniques le jour de l’évènement.
Les questions à vous poser
Voici quelques questions générales que vous devriez vous poser lorsque vous évaluez les performances d’une appli de check-in pour votre évènement :
- Combien de billets peuvent-être scannés à la seconde ?
- Combien coûte l’appli ?
- A-t-elle besoin d’équipement supplémentaire ?
- Quel est votre plan de secours en cas de panne de WiFi ?
- Quelle est la qualité de la synchronisation de donnés ?
- Est-ce qu’un logiciel anti-duplication de billets est intégré ?
- Combien de types de billets peuvent être scannés ?
- Pouvez-vous créer des QR codes personnalisés ?
Quel type d’appli de check-in devriez-vous choisir pour votre évènement ?
La question à un million est quelles est l’appli d’enregistrement choisir pour votre évènement. Il existe nombre d’excellentes options vous garantissant un processus d’enregistrement rapide. Jetons un rapide coup d’œil au top cinq sur le marché aujourd’hui.
1. Cvent OnArrival
OnArrival par Cvent promet d’éliminer le stress grâce à des enregistrements fluides. L’appli permet aux organisateurs d’évènements de synchroniser les données des utilisateurs avec la plateforme de gestion d’évènement de Cvent.
Elle offre également un mode borne de self-service pour permettre aux spectateurs de s’inscrire, de payer, de s’enregistrer, et de créer des badges personnalisés. L’appli demande une connexion Bluetooth pour fonctionner et utilise des codes-barres scannables. Elle est facile à mettre en place et connecte votre téléphone à un iPad et à une imprimante compatible.
2. Billetto
Billetto (c’est nous !) offre une autre appli gratuite et pratique pour l’enregistrement pour Android et iOS. Les organisateurs d’évènements peuvent transformer leurs portables et tablettes en scanners de billets portatifs en un clin d’œil.
Elle vient compléter le site de billetterie de Billetto qui permet aux organisateurs de mettre en place une page d’évènement et de vendre des billets. Les billets sont ensuite envoyés par email aux spectateurs. C’est à eux de les imprimer ou de les afficher sur leurs téléphones à l’entrée.
3. ScanAttendee par Eventdex
ScanAttendee est une appli d’évènementiel dédiée au mobile. Elle offre une interface d’enregistrement robuste sur site comme en ligne, une appli d’évènementiel, de lead retrieval, l’enregistrement des spectateurs et la mise en relation B2B au sein d’une même solution.
L’appli permet également aux organisateurs d’évènements d’imprimer des badges et d’ajouter de nouveaux noms sur la liste de clients de façon totalement fluide et simple.
4. Boomset
Cette appli de check-in offre de nombreuses fonctionnalités, comme les rapports en temps réel, la mise en réseau, le lead retrieval, et des enregistrements fluides. Les fonctionnalités avancées de Boomset permettent aux clients de s’enregistrer eux-mêmes et même de modifier leur programme pour l’évènement.
C’est un logiciel de check-in gratuit pour évènements qui aident également les organisateurs à ajouter des noms sur la liste à la dernière minute. La fonctionnalité la plus notable reste le mode selfie. Les spectateurs peuvent prendre un selfie au niveau des enregistrements et l’imprimer instantanément sur leurs badges.
5. Social Tables
Social Tables dispose d’une appli de tracking des spectateurs d’évènement utilisée par des gens et entreprises tels que Dow Jones, Forbes, et Blizzard Entertainment lors de l’organisation de grands évènements. C’est une appli basée sur le cloud et qui dispose d’un enregistrement simple à l’évènement.
Cette appli de check-in gratuite aide les équipes à collaborer sur une même plateforme de partout. Elle permet également d’accéder aux informations des spectateurs et les conserve en sécurité sur le cloud.
Quelle est la bonne appli de check-in pour vous ?
Les applis de check-in pour évènement sont la nouvelle « tendance » dans l’industrie de la gestion d’évènement. Si vous n’en utilisez pas encore, vous êtes à la traine.
Viendra bientôt un jour où la question ne sera plus de savoir si vous utilisez une appli de check-in ou non pour votre évènement. Mais plutôt quelle appli vous utilisez et pourquoi.
Faites-nous savoir quelle appli de check-in est votre préférée dans la section commentaires ci-dessous !