enregistrement évènement

by Frederik Nielsen on mai 17, 2019 Laisser un commentaire

Comment Trouver la Bonne Appli de Check-In pour Évènement

En tant qu’organisateur d’évènement, il est de votre devoir de faciliter au maximum l’enregistrement des clients à votre évènement. L’enregistrement des clients est l’un des éléments qui doit absolument être fait correctement. C’est souvent la première interaction que vous aurez avec vos spectateurs. Votre objectif devrait être de rendre le processus fluide, infaillible, et moins chronophage.

C’est là qu’une appli de check-in pour évènement entre en jeu.

Les applis smartphone offrent un moyen plus rapide d’enregistrer les clients d’un évènement. Elles permettent de réduire le nombre d’employés requis et offrent aux clients une alternative simple pour s’enregistrer en ligne et éviter les files d’attente.

On peut dire sans avoir peur de se tromper que les applis d’enregistrement transforment le check-in d’évènement, et de la meilleure des façons.

Poursuivez votre lecture pour découvrir :

Les avantages des applis de check-in pour évènements
Quoi rechercher pour une telle appli
Les applis de check-in que nous recommandons

Prêt à canaliser les enregistrements clients ? On y va.

Les avantages des applis de check-in pour évènements

Les applis de check-in pour évènements sont une solution tout-en-un pour les enregistrements à votre évènement. De la création de la page d’enregistrement, à la vente de billets, en passant par la promotion, la gestion des FAQs, et les enregistrements sur site, ils offrent à peu près tout ce dont vous pourriez rêver.

1. Premières impressions

Les applis sur smartphone permettent aux organisateurs d’évènements de faire une bonne première impression. Comme le dit l’adage, il n’y a pas de seconde chance pour faire votre première impression. Les applis de check-in donnent à vos clients une expérience positive dès le départ.

2. Réduction du papier

Les applis de check-in permettent également de supprimer le besoin de liste papier. Supposez que votre entreprise envisage d’organiser 10 évènements à grande échelle chaque année. Vous pouvez imaginer la quantité de papier requise pour imprimer les noms de tous les invités. Une appli réduit les couts d’impression à zéro. Enfin, vous évitez d’avoir des listes d’invités perdues.

Appli de check-in pour évènement : Évitez ça. — Évitez ça.

3. Changements de dernière minute

Les applis de check-in pour évènement offrent également un moyen de gérer facilement les clients imprévus. Après tout, vous ne voudriez pas faire attendre tout le monde pour enregistrer de nouveaux clients au dernier moment. Les applis plus avancées permettent également aux clients de demander des changements d’hébergement, de menu, ou au niveau des autres activités.

4. Productivité accrue

Les applis de check-in boostent la productivité par 27% selon une étude de Frost & Sullivan. Elles réduisent également les besoins en personnel, ce qui réduit également le budget global de l’évènement.

5. Statistiques sur les clients

Les applis pour le check-in vous offrent également des statistiques sur vos clients. Une fois que vous savez qui s’est enregistré pour votre évènement, vous pouvez en garder note et l’utiliser pour la promotion de vos futurs évènements. Certaines applis d’évènement avec des fonctionnalités plus étendues peuvent même vous donner des retours importants sur l’orateur, le site, la qualité de la nourriture, ou autres aspects de votre évènement.

Quoi rechercher pour votre appli de check-in d’évènement

Lorsque vous choisissez une appli d’enregistrement, il est vital de comprendre si elle va offrir à vos clients une expérience de qualité ou non.

Le mauvais scanner de billets peut rendre la vérification stressante et résulter en des clients mécontents. Vous ne voudriez pas que vos spectateurs ratent le début de votre évènement simplement parce que votre scanner de billets ne fonctionnait pas.

Jetons à œil à quelques qualités d’une bonne appli de check-in pour évènement.

QR codes

Une bonne appli de check-in scanne directement le QR code depuis un appareil Android ou iOS et offre des QR codes personnalisés pour l’enregistrement à l’évènement.

Synchronisation

Votre appli de check-in devrait offrir une synchronisation des données en temps réel pour éviter les doublons de billets. Un tracking à haute vitesse aide également dans le cas de points d’entrée multiples à l’évènement.

Flexibilité

Les mots d’ordre d’une bonne appli sont polyvalence et flexibilité. Voyez si elle est capable de scanner différents types de billets comme les cartons d’invitation. Elle devrait également être en mesure de gérer les ventes par carte de crédit pour les clients le jour même.

Rentabilité

Il va sans dire que l’appli doit être abordable et simple à utiliser. Vous ne voudriez pas vous retrouver bloqué par un bug ou des soucis techniques le jour de l’évènement.

Les questions à vous poser

Voici quelques questions générales que vous devriez vous poser lorsque vous évaluez les performances d’une appli de check-in pour votre évènement :

Combien de billets peuvent-être scannés à la seconde ?
Combien coûte l’appli ?
A-t-elle besoin d’équipement supplémentaire ?
Quel est votre plan de secours en cas de panne de WiFi ?
Quelle est la qualité de la synchronisation de donnés ?
Est-ce qu’un logiciel anti-duplication de billets est intégré ?
Combien de types de billets peuvent être scannés ?
Pouvez-vous créer des QR codes personnalisés ?

Quel type d’appli de check-in devriez-vous choisir pour votre évènement ?

La question à un million est quelles est l’appli d’enregistrement choisir pour votre évènement. Il existe nombre d’excellentes options vous garantissant un processus d’enregistrement rapide. Jetons un rapide coup d’œil au top cinq sur le marché aujourd’hui.

1. Cvent OnArrival

OnArrival par Cvent promet d’éliminer le stress grâce à des enregistrements fluides. L’appli permet aux organisateurs d’évènements de synchroniser les données des utilisateurs avec la plateforme de gestion d’évènement de Cvent.

Appli de check-in pour évènement: OnArrival. — OnArrival.

Elle offre également un mode borne de self-service pour permettre aux spectateurs de s’inscrire, de payer, de s’enregistrer, et de créer des badges personnalisés. L’appli demande une connexion Bluetooth pour fonctionner et utilise des codes-barres scannables. Elle est facile à mettre en place et connecte votre téléphone à un iPad et à une imprimante compatible.

2. Billetto

Billetto (c’est nous !) offre une autre appli gratuite et pratique pour l’enregistrement pour Android et iOS. Les organisateurs d’évènements peuvent transformer leurs portables et tablettes en scanners de billets portatifs en un clin d’œil.

Elle vient compléter le site de billetterie de Billetto qui permet aux organisateurs de mettre en place une page d’évènement et de vendre des billets. Les billets sont ensuite envoyés par email aux spectateurs. C’est à eux de les imprimer ou de les afficher sur leurs téléphones à l’entrée.

3. ScanAttendee par Eventdex

ScanAttendee est une appli d’évènementiel dédiée au mobile. Elle offre une interface d’enregistrement robuste sur site comme en ligne, une appli d’évènementiel, de lead retrieval, l’enregistrement des spectateurs et la mise en relation B2B au sein d’une même solution.

Appli de check-in pour évènements : ScanAttendee. — ScanAttendee.

L’appli permet également aux organisateurs d’évènements d’imprimer des badges et d’ajouter de nouveaux noms sur la liste de clients de façon totalement fluide et simple.

4. Boomset

Cette appli de check-in offre de nombreuses fonctionnalités, comme les rapports en temps réel, la mise en réseau, le lead retrieval, et des enregistrements fluides. Les fonctionnalités avancées de Boomset permettent aux clients de s’enregistrer eux-mêmes et même de modifier leur programme pour l’évènement.

Appli de check-in pour évènement : Boomset. — Boomset.

C’est un logiciel de check-in gratuit pour évènements qui aident également les organisateurs à ajouter des noms sur la liste à la dernière minute. La fonctionnalité la plus notable reste le mode selfie. Les spectateurs peuvent prendre un selfie au niveau des enregistrements et l’imprimer instantanément sur leurs badges.

5. Social Tables

Social Tables dispose d’une appli de tracking des spectateurs d’évènement utilisée par des gens et entreprises tels que Dow Jones, Forbes, et Blizzard Entertainment lors de l’organisation de grands évènements. C’est une appli basée sur le cloud et qui dispose d’un enregistrement simple à l’évènement.

Appli de check-in d'évènement : SocialTables. — SocialTables.

Cette appli de check-in gratuite aide les équipes à collaborer sur une même plateforme de partout. Elle permet également d’accéder aux informations des spectateurs et les conserve en sécurité sur le cloud.

Quelle est la bonne appli de check-in pour vous ?

Les applis de check-in pour évènement sont la nouvelle « tendance » dans l’industrie de la gestion d’évènement. Si vous n’en utilisez pas encore, vous êtes à la traine.

Viendra bientôt un jour où la question ne sera plus de savoir si vous utilisez une appli de check-in ou non pour votre évènement. Mais plutôt quelle appli vous utilisez et pourquoi.

Faites-nous savoir quelle appli de check-in est votre préférée dans la section commentaires ci-dessous !

by Frederik Nielsen on mai 9, 2019 Laisser un commentaire

Enregistrement des Invités aux Évènements : 7 Façons Intelligentes de Gérer l’Entrée des Invités

Il existe de très bonnes raisons d’améliorer l’entrée des gens à vos évènements. L’entrée est le premier point de contact avec votre public. C’est votre chance en tant qu’organisateur d’évènement de faire une bonne première impression à vos spectateurs.

Une gestion fluide des enregistrements permet à l’excitation de ne pas retomber, et à la file d’attente de rester raisonnable. C’est également le moment qui indique le ton de ce qui va suivre.

À l’inverse, une impression négative peut causer des dommages à votre réputation avant même le départ de l’évènement. Les longues files d’attente peuvent plomber l’atmosphère que vous avez travaillé si dur à créer.

De fait, en tant qu’organisateur de l’évènement, vous devez garder à l’esprit de nombreuses choses pour assurer une gestion fluide des files d’attente.

Les considérations majeures pour l’enregistrement des spectateurs d’un évènement

Avant d’entrer dans le « comment » de l’enregistrement d’invités, voici quelques préparatifs que vous devriez observer en premier lieu.

1. Installer des points d’entrée

Vous devriez toujours mettre plusieurs guichets d’entrée pour les invités, surtout lorsque l’on parle de plusieurs milliers de spectateurs.

Ce qui implique un site qui dispose de plusieurs portes ou points d’entrée. Plus votre public pourra passer le point d’entrée tôt, plus ils seront satisfaits.

Astuce : Lisez notre guide sur comment trouver le site idéal pour gagner du temps sur cette étape.

2. Disposer de plusieurs guichets

Plusieurs guichets permettent d’éviter l’accumulation de clients à un point donné. Une longue file d’attente à l’entrée donne une impression d’incompétence de la part de l’organisation. Le but devrait être de minimiser les files d’attentes dès le départ.

3. Choisir les bonnes personnes pour le job

En tant qu’organisateur de l’évènement, l’une de vos tâches est d’engager les bonnes personnes pour gérer la liste d’invités de l’évènement. Quelqu’un qui dispose de bonnes compétences relationnelles devrait gérer les enregistrements en face-à-face. Un membre de l’équipe exceptionnellement méticuleux devrait gérer la paperasse. Et ainsi de suite.

4. Disposer d’assez de main d’œuvre

Toutes les entrées devraient disposer d’au moins un guichet d’enregistrement pour les invités. Lorsque vous êtes confronté à une grande foule, il est également crucial d’avoir plus d’une personne pour gérer les choses en cas d’urgence.

5. Disposer d’un plan de secours lorsque l’on travaille avec un logiciel

Les applis et logiciels ont une fâcheuse tendance à crasher au moment où vous vous y attendez le moins, ou du moins au moment le moins opportun. Que faire dans ce cas ? Ayez toujours un plan de secours, que ce soit un hotspot personnel au cas où le WiFi lâche, ou que vous gardiez une liste papier des invités sous la main.

Enregistrement des invités aux évènements : Éviter les longues files d'attente. — Éviter les longues files d’attente.

6. Choisir les bonnes ressources

Assurez-vous que vous utilisez bien le moyen le plus rapide d’enregistrer les spectateurs pour éviter les retards. Les listes papier sont old school, mais elles font le travail. Mais vous devriez plutôt vous tourner vers une liste numérique.

Astuce : Jetez un œil à notre appli de billetterie pour voir si c’est une solution qui pourrait fonctionner pour votre évènement.

7. La question des goodies

Allez vous distribuer à vos clients des bracelets, tickets de bars, sachets de goodies, ou autres outils promotionnels à l’entrée ? Si vous comptez le faire, réfléchissez bien à l’avance à comment faire en sorte que cela n’entrave pas le flux de personnes.

8. Les bienfaits d’une signalisation simple

Est-ce que nous ne détestons pas tous les gens qui coupent les files d’attente ? Ces gens peuvent ruiner l’humeur de tout le monde en quelques secondes. Et en tant qu’organisateur, c’est quelque chose que vous voulez éviter à tout prix. Pour éviter quelqu’un de couper la file, placez des panneaux simples et faciles à comprendre.

Astuce : Lisez notre guide sur la signalisation d’évènement pour une meilleure compréhension de ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Processus d’enregistrement lors d’un évènement

Le processus d’enregistrement pour un évènement implique de nombreuses tâches, de l’accueil des invités à leur vérification à l’entrée, et à leur introduction au programme de l’évènement.

Ceci peut sembler simple : Demander le nom de l’invité, vérifier leur présence dans la liste ou le système, et leur distribuer un programme de l’évènement.

Aussi simple que cela puisse paraitre, il existe des circonstances imprévisibles qui peuvent devenir problématiques pour un processus d’enregistrement pourtant simple et bien huilé.

1. Les resquilleurs

Imaginez que quelqu’un sans billet ni invitation tente d’entrer sur le site de l’évènement ? Non seulement chercher leur nom sur la liste sera inutile, mais ils feront également attendre tout le reste de la file et feront perdre le temps de tout le monde.

Astuce : Vous pouvez vous préparer à gérer cette situation grâce à notre guide sur comment garder les resquilleurs dehors.

2. Distribuer les objets

Si vous prévoyez de distribuer des badges, bracelets, ou cartes à l’entrée, pensez bien à tout prévoir à l’avance. Lorsque vous distribuez des objets personnalisés, disposez une table séparée pour que les invités s’y dirigent.

Astuce : Cet article détaille comment vous pouvez organiser vos objets marketing d’évènement.

3. Invités imprévus (mais bienvenus)

Est-ce qu’un invité célèbre est venu avec un « plus-un » ? Est-ce qu’un invité présente ses excuses pour avoir raté la date butoir de l’invitation ? Est-ce qu’il ou elle souhaite s’enregistrer maintenant ?

Tous ces éléments peuvent entraver la fluidité du processus d’enregistrement des autres invités de votre évènement. Discutez avec votre équipe de comment gérer ces questions avant l’évènement. Cela vous fera gagner du temps le jour venu.

Idées pour l’enregistrement d’invités lors d’évènements

Il existe de nombreux moyens de gérer les enregistrements des spectateurs d’un évènement, des méthodes traditionnelles à base de papier-crayon aux méthodes plus avancées pour les organisateurs d’évènements plus modernes.

1. Enregistrements manuels

Bien que peu populaires aujourd’hui, les enregistrements manuels restent très pratiques et rentables pour les petites assemblées. Ils impliquent l’utilisation d’un simple crayon et d’une liste d’invités imprimée.

2. RFID

Les bracelets RFID ont récemment gagné en popularité. Ils nécessitent une tablette ou un smartphone disposant du NFC pour être scannés. Ils utilisent les informations d’un spectateur pour leur autoriser ou non l’accès aux différentes zones. Les bracelets RFID aident également les organisateurs d’évènements à surveiller le trafic piéton.

Enregistrement d'invités d'évènements : Envisager l'utilisation de la technologie RFID. — Envisager l’utilisation de la technologie RFID.

3. Bornes d’enregistrement

Les bornes d’auto-enregistrement permettent aux individus de s’enregistrer sans l’aide du personnel de votre évènement. Les personnes qui s’enregistrent peuvent utiliser leurs QR codes pour s’enregistrer et éviter d’attendre dans une file.

4. Les tablettes

Une tranche de population qui maitrise la technologie appréciera l’utilisation de tablettes montés sur des pieds ou sur des tables. Elles permettront aux gens de s’enregistrer eux mêmes grâce à une interface simple. Elles sont également simples à déplacer et prennent très peu d’espace.

5. Tourniquets

Les tourniquets sont parfaits lorsque la plupart de vos évènements se déroulent au même endroit. Ils utilisent un système de lecture de code-barre, pour un scan facile. Eux non plus n’ont pas besoin de personnel pour fonctionner. Et comme ils permettent de ne pas faire de vérification manuelle, ils sont parfaits pour les évènements VIP comme les bals et galas caritatifs.

6. Applis d’évènement

Les applis d’évènement rendent le processus d’enregistrement simple comme bonjour. Certaines disposent même d’une option d’auto-enregistrement intégrée pour faciliter encore le processus. Elles réduisent les besoins en logistique par rapport aux files d’attentes et aux guichets d’enregistrement. Ces applications sont parfaites lorsque vous avez affaire à des foules importantes, car les clients peuvent scanner les billets sur leurs téléphones.

Astuce : Jetez un œil à notre liste des meilleures applis d’évènementiel pour décider de laquelle choisir pour votre évènement.

7. Scanners de codes-barres

Les scanners de codes-barres sont de petits appareils qui se tiennent à la main et scannent les QR codes et codes-barres. Ce sont des appareils dédiés à cet usage et peuvent aider à scanner de nombreux codes barres en peu de temps.

Préparez-vous pour l’enregistrement

Les enregistrements peuvent être stressants, mais ils ne le sont pas nécessairement. Nous espérons que grâce à ces astuces et conseils, vous saurez gérer au mieux les enregistrements à votre évènement.

Faites nous savoir dans les commentaires comment vous avez réussi à gérer les points d’entrée et partagez ce qui a fonctionné pour vous.