Il est génial de recevoir des retours sur votre évènement lorsque vous discutez avec des invités. Mais est-ce que vous réussirez à retenir tout ce qu’ils vous ont dit une fois que tout sera terminé ? Est-ce que les gens seront vraiment honnêtes avec vous lorsque vous les aurez en face de vous ?
Utiliser un formulaire de retours pour un évènement est un moyen bien plus efficace de collecter les informations dont vous avez besoin.
Quel est le but d’un formulaire de retours pour un évènement ?
Un tel formulaire vous permet de collecter les idées et opinions de vos invités sur ce qui s’est bien ou mal passé durant l’évènement.
Les informations que vous recevez vous aideront à améliorer l’organisation de votre prochain évènement et à assurer un meilleur niveau de satisfaction client.
Un formulaire de retours peut contenir des questions liées :
- Au site
- Au divertissement
- Aux boissons et à la nourriture
- À la sécurité
- À l’audio et aux visuels
- À l’atmosphère
- À la facilité d’achat des billets
- Aux processus d’entrées et sorties
- Aux commodités
- Aux installations
- Au personnel
- À l’expérience globale à l’évènement
- Etc…
Il n’existe pas de solution idéale qui s’adapte parfaitement à tous les évènements. Vous devrez créer et personnaliser le formulaire par rapport à votre évènement avec des questions pertinentes.
Astuce : Jetez un œil à notre guide d’évaluation d’évènement pour plus de contexte.
À quoi devrait ressembler le formulaire ?
Il existe différents moyens de demander à vos invités de nuancer les réponses aux questions de votre formulaire d’évaluation d’évènement.
Les gens ne sont généralement pas extrêmement excités à l’idée de remplir des formulaires et de rédiger des commentaires. Vous devez rendre le processus aussi fluide et simple que possible. Il est mieux d’utiliser des questions avec des cases à cocher que de poser trop de questions ouvertes.
Vous pouvez choisir de demander les noms et détails de contact aux invités ou demander des retours strictement anonymes. Gardez à l’esprit que demander aux invités de donner leurs détails de contact est un excellent moyen de collecter des emails pour de futures utilisations marketing.
Échelle de notation
Vous pouvez utiliser une échelle de notation sur laquelle les invités peuvent nuancer leur réponse à une question ou une affirmation.
C’est une bonne option à utiliser si vous souhaitez obtenir une évaluation de choses comme le site, le divertissement, la nourriture, la sécurité, etc… de la part de vos invités. Une façon pratique de poser ce type de questions : « Comment évalueriez vous votre degré de satisfaction par rapport à [aspect de l’évènement] ? »
Voici un exemple de formulaire de retour où les invités doivent noter différents aspects sur une échelle de 1 à 5.
Sinon, vous pouvez utiliser des termes tels que « mauvais » à « excellent », « insatisfait » à « très satisfait », etc… Précisément comme le fait ce formulaire d’évènement :
Ce style est parfait lorsque vous désirez une évaluation générale. Mais ne vous aidera pas à comprendre pourquoi les gens ont eu ce ressenti par rapport aux choses.
Questions ouvertes
Les questions ouvertes demandent aux gens de laisser des commentaires. Il est impossible d’y répondre simplement par « oui » ou par « non », et s’adaptent mal à une échelle de notation. Elles commencent généralement par quel, comment, où, qui, ou quand.
Quelques exemples de questions ouvertes :
- Qu’avez vous préféré durant l’évènement ?
- Si vous aviez pu changer des choses au lineup de notre évènement, qu’auraient-ils été ?
- Combien de temps vous a-t-il fallu pour passer la sécurité et entrer sur le site ?
Si vous comptez poser des questions ouvertes, nous vous suggérons de limiter le nombre de caractères des réponses. Bien que vous souhaitiez savoir ce que pensent les gens, vous n’avez pas forcément envie de recevoir des dissertations complètes. Les questions ouvertes sont géniales pour obtenir des informations plus profondes, mais sachez qu’une bonne partie des gens ne prendra pas la peine d’y répondre.
Questions fermées
Les questions fermées, auxquelles on ne peut répondre que par « Oui » ou par « Non », sont celles auxquelles il est le plus simple de répondre. La personne peut simplement cocher ou encercler l’option « oui » ou « non » à côté de la question. Ces questions commencent généralement par êtes-vous, avez-vous, aimeriez-vous, etc…
Quelques exemples de questions fermées :
- Êtes-vous parvenu à trouver les toilettes facilement ?
- Avez-vous apprécié le divertissement ?
- Avez-vous trouvé que la nourriture était de bonne qualité ?
Un formulaire de retours d’évènement doit être rapide à remplir s’il ne comporte que des questions fermées. Cependant, il ne vous permettra pas d’obtenir une vue détaillée de ce que pensent réellement vos invités.
Astuce :Pour une vue plus détaillée, jetez un œil à cette vue d’ensemble détaillée des types de questions que vous pouvez poser dans un sondage.
Faire un mélange
Votre formulaire d’évaluation d’évènement peut parfaitement faire usage de tous les types de questions. Vous finirez certainement d’ailleurs par vous accorder sur un mélange.
Mais la façon dont vous disposez votre formulaire affectera les types de questions que vous pouvez y poser. Si vous demandez « Envisageriez-vous de participer à un autre de nos évènements à l’avenir ? », il n’aurait aucun sens d’inclure une échelle de notation.
Lorsque vous demandez à vos invités de noter certains aspects de votre évènement, assurez-vous que la façon de le faire soit claire dès le premier coup d’œil. Si quoi que ce soit manque de clarté, les gens abandonneront et ne perdront pas leur temps à chercher.
Astuce : Jetez un œil à cet article avec des tonnes d’idées géniales de questions et de formats à utiliser pour votre formulaire d’évaluation d’évènement.
Quelles questions devrais-je inclure dans le formulaire de retours de mon évènement ?
Les questions précises à utiliser varieront selon la teneur de votre évènement.
Certaines questions génériques que vous pourrez toujours inclure cependant sont :
« À quel point avez-vous été satisfait par l’évènement ? »
Vous pouvez poser cette question et demander une simple note générale, ou la diviser en plusieurs sous-questions portant sur la nourriture, le site, le divertissement, la gestion de la billetterie, etc…
« Envisageriez-vous de participer à un autre de nos évènements à l’avenir ? »
Il est bon de prendre la température par rapport à la proportion de gens intéressés par votre prochain évènement. Ceci vous montrera si les gens ont été satisfait ou non de celui auquel ils ont participé.
« Dans quelle mesure êtes-vous susceptible de recommander nos évènements à vos amis et à votre famille ? »
Encore une fois, cela vous donne une bonne indication de la qualité perçue de votre évènement.
« Qu’avez-vous avez le plus aimé de l’évènement ? »
Les réponses à cette question sont toujours agréables à lire en tant qu’organisateur d’évènement. Vous aurez une douce sensation de satisfaction à propos de tout ce qui s’est bien passé.
« Qu’avez-vous le moins aimé de l’évènement ? »
Même si cette section sera nettement moins agréable à lire, elle vous aidera à améliorer vos évènements futurs. Tout a peut-être semblé bien se dérouler, mais il est bon de savoir quels sont les aspects qui déplaisent au public.
« Avez-vous des suggestions sur la façon dont nous pouvons nous améliorer pour la prochaine fois ? »
Vous constaterez probablement que certaines des réponses sont similaires à celles de la question ci-dessus. C’est un excellent moyen de découvrir tout ce qui n’était pas à la hauteur des attentes d’un invité.
N’oubliez pas que vos questions doivent être dans un format qui soit judicieux par rapport à l’évaluation. Et n’oubliez pas non plus d’inclure un espace suffisant pour les questions ouvertes.
Astuce :Voici un bon aperçu des questions que vous pourriez vouloir inclure dans votre formulaire de retours.
Comment débuter ?
Personne ne s’attend à ce que vous deveniez d’un coup le roi du design et que vous créiez le formulaire tout seul à partir de rien.
Il existe de nombreux outils en ligne gratuits que vous pouvez utiliser pour créer votre formulaire de retours pour vos évènements.
En voici quelques-uns à envisager.
1. Word et Excel templates
Word et Excel disposent de modèles de formulaires de retours d’évènements que vous pouvez personnaliser. Ils sont parfaits pour les gens qui disposent de Word. Vous pouvez les envoyer par email à vos invités et leur demander de les remplir et de les renvoyer.
2. Google Forms
Avec Google Forms, vous pouvez concevoir n’importe quel type de formulaire d’évaluation d’évènement. Et non seulement il est totalement gratuit, mais simple et intuitif à utiliser.
3. Survey Monkey
Si votre évènement est plus restreint, avec moins de 100 invités et que vous ne souhaitez poser que moins de 10 questions, Survey Monkey propose une version gratuite géniale à essayer. Sinon, vous pouvez vous procurer la version payante et poser toutes les questions que vous voulez à autant de monde que vous le souhaitez.
Astuce :Pour plus d’options, jetez un œil à notre guide des outils de sondage gratuits pour évènements.
Comment faire en sorte que plus de gens remplissent le formulaire de retours ?
Vous avez le choix entre deux façons d’augmenter vos chances que les gens remplissent le formulaire.
1. Collecter les retours directement à l’évènement
Il est bon de recevoir des retours sur un évènement le plus tôt possible. Certains organisateurs d’évènements prévoient des formulaires à distribuer à la fin de l’évènement, que les invités peuvent remplir juste avant de partir.
Ce que vous pouvez faire est d’imprimer des copies de l’un de vos formulaires personnalisés de Word et Excel templates. Assurez-vous de disposer de nombreux stylos et d’une table sur laquelle les gens pourront remplir le formulaire.
2. Offrir des incitations pour augmenter le taux de réponse
Les gens seront plus enclins à faire quelque chose pour vous s’ils obtiennent quelque chose en retour. Utiliser des incitations à remplir votre formulaire devrait augmenter le nombre de réponses. Mais vous devrez songer à une incitation qui ait une réelle valeur aux yeux de vos invités. Quelques idées :
- Réduction sur le billet d’un prochain évènement
- Réductions sur le merchandising
- Produits dérivés
Astuce : Pour un aperçu plus approfondi, jetez un œil à notre guide détaillé sur les incitations pour les sondages.
Prêt à créer le formulaire de retours pour votre évènement ?
Une fois que vous aurez un peu plus de pratique, créer et envoyer un formulaire de retours pour un évènement sera simple comme bonjour.
Utilisez des outils gratuits en ligne pour vous aider à débuter, puis demandez l’avis de vos collègues sur les questions précises que vous devriez poser.