Participer à un évènement musical est souvent l’une des activités préférées des gens durant l’été. Mais avec l’augmentation des prix des billets des principaux festivals, une grande partie des fans ne peuvent plus se permettre de les fréquenter.
Ils privilégient désormais plutôt les évènements plus restreints, proposant des spectacles plus locaux, et (normalement) de la nourriture et des boissons moins chères.
Vous envisagez de monter votre propre évènement musical ? Jetez un œil à notre blog précédent pour quelques idées sur la façon de réussir la planification de celui-ci. Une fois l’évènement organisé, voici quelques conseils de gestion d’évènements musicaux pour vous assurer que tout se déroule aussi bien que possible.
1. Penser au marketing, avant, pendant, et après
Organiser un évènement musical peut être très stressant et fatiguant. Vous devez vous assurer que tous les efforts que vous avez déployé ne sont pas en vain. Et il n’y a pas de meilleur moyen pour ce faire qu’un marketing efficace, avant, pendant, et après le déroulement de l’évènement.
Avant
Avant l’évènement, vous devez garder l’excitation des participants à son paroxysme. Cela signifie les tenir régulièrement informés par le biais d’annonces de line up et d’informations liées. De la même façon, il vous faudra attirer un maximum de gens à venir à votre évènement. Donner des informations au fur et à mesure et partager du contenu inédit sur les réseaux sociaux est un excellent moyen d’engager le grand public.
Pendant
Pendant l’évènement lui-même, filmez un maximum de choses : Les réactions du public, les performances des artistes, et de magnifiques prises de vue du site lui-même. Vous pourriez même louer une nacelle ou une tour d’échafaudage pour prendre des photos panoramiques comme vous en voyez souvent dans les films et à la télévision.
Vous devriez également songer à l’« Instagrammabilité » de votre évènement. Créez des zones sur votre site dans lesquelles les participants peuvent prendre et poster des photos. Ou créez un filtre Snapchat et un hashtag d’évènement que vos participants pourront partager.
Après
Avoir un catalogue de ces séquences vidéo peut vraiment vous aider dans la promotion de vos évènements futurs, car il fournira aux participants du contenu à partager, ce qui donnera plus de visibilité à votre évènement ou site Web.
2. Réduire votre empreinte carbone
Le réchauffement climatique n’est pas un secret. Le dioxyde de carbone dans l’atmosphère augmente, le niveau de la mer également, et les calottes glacières fondent. Et au passage, de nombreuses personnes deviennent de plus en plus conscientes de leur empreinte carbone, cherchant à aider la planète.
Pourquoi ne pas faire la même chose pour votre évènement ? Mettez en œuvre une gamme de techniques écologiques qui réduiront le plus possible l’empreinte carbone de votre évènement. Voici quelques idées pour débuter :
Oubliez les billets
Créez une appli d’évènement que vos participants pourront utiliser, pour qu’ils n’aient plus jamais à imprimer leur billet au préalable. Cela vous fera gagner du temps et de l’argent, à vous et à vos spectateurs.
Utilisez des gobelets biodégradables
Nous allons peut-être vous choquer, mais il y a souvent beaucoup d’alcool impliqué dans les évènements musicaux. En utilisant des gobelets biodégradables, vous pouvez vous assurer que vous et vos spectateurs faites un petit geste pour protéger la planète. Les spectateurs en état d’ébriété sont également moins susceptibles de faire des kilomètres jusqu’à la prochaine poubelle de recyclage, alors pensez à en mettre partout à travers le site.
Engagez des food trucks locaux
Engager des food trucks locaux permet de réduire les déplacements, ce qui a un immense impact sur votre empreinte carbone. De plus, si ces food trucks cuisinent également des produits régionaux, vous aiderez l’économie locale à prospérer.
Tenez-vous en à de l’éclairage à basse consommation
Les évènements musicaux ont tendance à avoir énormément d’éclairage, des spots de la scène à l’éclairage d’ambiance de la tente. En utilisant des ampoules à basse consommation, et des options à énergie solaire, vous aiderez l’écosystème tout en réduisant votre facture d’électricité.
3. Bien organiser les concerts
La qualité d’un évènement musical est souvent celle des spectacles qu’il accueil, il est donc fondamental que votre line-up soit à la hauteur. Non seulement ça, mais vous devrez également organiser correctement l’ordre de passage des groupes. Il serait déplacé d’entendre un chanteur acoustique mélancolique lors d’un samedi soir où la fête bat son plein, par exemple. Il serait nettement plus épique d’entendre un DJ ou un groupe de métal à la place.
Organiser les concerts est bien plus facile à dire qu’à faire, et les paramètres à prendre en compte sont légion. La gestion d’évènement musical n’est pas une partie de plaisir.
Mettez-vous à la place des spectateurs et songez à l’ordre dans lequel vous aimeriez voir les concerts. Prévoyez également suffisamment de temps pour la mise en place, les balances, et des pauses entre les concerts pour les musiciens participants. Aucun artiste n’aime se préparer en vitesse.
Si vous avez du mal à trouver des artistes pour votre évènement (ou que vous avez subi des désistements au dernier moment), utilisez les sites web suivants pour vous aider :
Reverb Nation est particulièrement pratique car il dispose d’un filtre basé sur la position géographique, ce qui facilite grandement la recherche de groupes proches de chez vous.
4. Utiliser de l’équipement de bonne qualité
Avoir l’endroit parfait pour votre évènement, c’est très bien. Mais sans l’équipement adapté, tout pourrait tout de même mal tourner. Vous devez penser à la taille de votre site et installer l’équipement audio en fonction de celle-ci.
De la même façon, vous devrez vous assurer de disposer de micros, de câbles, et autres équipements liés au son de bonne qualité. Il faut que tous vos participants puissent entendre le groupe, qu’ils soient devant la scène ou tout au fond de la salle.
De plus, bien que la plupart des groupes viennent avec leur équipement et leurs instruments, il est souvent judicieux de disposer de vos propres accessoires musicaux généraux en cas d’urgence. Par exemple, un stock de cordes de guitare, de sangles, de baguettes de batterie, de capos ou de plectres au cas où peut sauver un concert.
Bonne chance !
Nous espérons que ces conseils de gestion d’évènements musicaux vous ont donné des pistes pour la planification de votre propre évènement. Si vous avez de l’expérience en organisation d’évènements musicaux, n’hésitez pas à partager vos astuces avec nous dans les commentaires.
Auteur : Dakota Murphey fournit du contenu pour une sélection réduite de sites web de l’industrie de l’évènementiel, dont Billetto.