Tous les plats ont été léchés jusqu’à le dernière goutte de sauce, et les invités viennent de partir de votre évènement repus et satisfaits. Tous ce qui reste maintenant est de vérifier si oui ou non ces photos Instagram ont besoin de filtres.
Jetons un œil à comment donner suite après votre évènement culinaire.
Ce guide pas-à-pas vous apprendra comment :
- Évaluer l’évènement
- Remercier tout le monde d’être venu
- Demander leurs retours
- Leur offrir une incitation à revenir
- Revoir le marketing
- Comptabiliser les ventes de billets
- Clore le budget
- Se préparer pour le prochain évènement
Encore un peu de place ? Alors c’est parti.
1. Évaluer l’évènement
Maintenant que la poussière commence à s’installer, il est temps de voir comment s’est passé l’évènement. Commencez par une vue d’ensemble, et voyez si certains aspects pratiques peuvent être améliorés.
Les questions à vous poser :
- Est-ce que tout s’est passé comme prévu et dans les temps ?
- L’entreprise de restauration a-t-elle fait du bon travail ?
- Est-ce que le site était à la hauteur de vos attentes ?
- Est-ce que vous envisageriez de travailler avec les mêmes partenaires à l’avenir ?
Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous aurez une meilleure idée de comment améliorer le prochain évènement.
Astuce :Notre guide pour évaluer les évènements tente de définir comment mesurer votre succès.
2. Envoyer un mot de remerciement
Il est toujours de bon ton de remercier vos invités de leur présence. Sans eux, vous auriez été seul au milieu d’une grande salle pleine de délicieux mets.
(Ce qui n’a pas l’air si terrible, on vous l’accorde.)
Envoyez une lettre ou un email pour remercier vos invités d’être venu et d’avoir participé à créer une ambiance agréable. Ajoutez une image alléchante pour leur rappeler les bonnes victuailles qu’ils ont dégusté.
Vous devriez également remercier les gens qui vous ont aidé pour l’évènement. Pensez au personnel du site, et, peut-être encore plus important, à l’entreprise de restauration ayant fourni la nourriture.
Si une partie de votre évènement a été financée par une entreprise alimentaire, assurez-vous de les remercier pour leur soutient.
3. Demander des retours
L’email de remerciement n’est pas seulement un excellent moyen de montrer la valeur que vous leur portez, mais également un excellent moyen de collecter des retours. Pas seulement des invités eux-mêmes, mais aussi de la part du site et de la restauration.
Vous pourriez poser quelques-unes des ces questions à vos invités :
- Qu’avez-vous pensé du menu ?
- La nourriture est-elle arrivée assez rapidement ?
- Quelle était la meilleure partie du repas ?
- Aimeriez-vous participer à d’autres évènements culinaires comme celui-ci à l’avenir ?
- Quel type de nourriture aimeriez-vous voir au prochain évènement ?
Vous pouvez poser des questions ouvertes comme celles-ci, ou vous pouvez quantifier les retours en posant des questions à choix multiples. Cette dernière solution est plus utile pour les évènements de plus grande ampleur.
Les retours que vous chercherez à obtenir du site et de l’entreprise de restauration seront probablement plus précis. Les questions ouvertes sont mieux placées ici, pour vous assurer d’obtenir un maximum de détails.
N’hésitez pas non plus à donner vos retours à l’entreprise de restauration. Il est important de bien communiquer si vous prévoyez de travailler avec eux à l’avenir.
Astuce : Lisez notre guide sur les outils pour sondages d’évènements pour vous aider à collecter les retours des invités de votre diner.
4. Offrir une incitation à revenir
Vous avez remercié vos invités de leur présence, ce qui est très courtois de votre part. Puis vous leur avez demandé de vous donner des retours, ce qui revient à leur demander de leur propre temps.
Structurez votre email comme un sandwich.
Plutôt que de terminer par une demande, offrez-leur une incitation à s’engager. Il n’existe pas de meilleure façon de faire cela qu’en offrant une réduction pour le prochain évènement.
Non seulement cela les incitera à vous donner des retours, mais cela augmentera également les chances qu’ils participent à votre prochain évènement culinaire.
Astuce :Lisez notre guide sur comment transformer vos invités en portes-paroles en leur offrant des contreparties.
5. Observer les données marketing
Une fois que vous avez reçu des retours de la part de vos invités, vous devriez revoir à quel point vous avez réussi le marketing de votre évènement culinaire.
Votre système de billetterie vous donnera des informations mais ne vous dira pas tout. Vous devriez également regarder les taux de réponses à vos emails et aux données de vos réseaux sociaux.
Une plateforme d’email comme MailChimp vous indiquera combien de gens ont :
- Ouvert votre email
- Cliqué sur le lien
- Répondu
- Coupé leur abonnement à vos emails
Similairement, la plupart des réseaux sociaux tels qu’Instagram (l’antre des fans de nourriture) vous montrent les nombres de likes, de partages, de commentaires, etc…
Enfin, une Google Alert sur le nom de votre évènement révèlera s’il a été couvert par de quelconques médias.
Mettez toutes ces choses bout-à-bout, et vous aurez une idée fidèle de votre réussite marketing. Maintenant la question est : ces efforts se sont-ils transformés en ventes de billets ?
Astuce : Notre guide sur la promotion d’évènement culinaire devrait vous donner tous les outils dont vous avez besoin.
6. Compter les ventes de billets
La salle était-elle pleine ? Restait-il des billets en vente ? Si vous avez utilisé une plateforme de billetterie pour vendre vos billets, ces nombres sont à seulement quelques clics.
Si tous vos billets ne se sont pas vendus, alors vous devriez tenter de trouver quelques idées sur comment les vendre la prochaine fois. Peut-être que vous pourriez donner quelques billets sur les réseaux sociaux pour créer de l’engouement.
7. Clore le budget
Il est temps de bien mettre à plat les comptes. Combien d’argent vous avez généré avec les ventes de billets et combien vous avez dépensé en nourriture, boissons, pour le site, et en promotion ?
Si vous êtes dans le rouge, cela ne veut pas forcément dire que vous avez dépensé de l’argent dans trop de choses différentes. La solution pourrait simplement être de le dépenser dans d’autres choses.
Pourriez-vous par exemple :
- Trouver une entreprise de restauration moins chère ?
- Utiliser différents ingrédients (si vous avez cuisiné vous-même) ?
- Négocier un meilleur tarif avec le site ?
- Dépenser de l’argent dans des publicités Instagram plutôt que des publicités papier ?
Un autre point à prendre en compte avant de réduire les coûts est si vous êtes en mesure de faire plus d’argents avec vos évènements futurs.
Pourriez-vous par exemple :
- Obtenir un partenariat avec un fournisseur de nourriture ?
- Vendre des produits dérivés de l’évènement ?
- Inclure des extras pour lesquels les invités peuvent payer ?
Astuce :Lisez notre guide sur comment structurer le budget de votre évènement comme un pro.
8. Planifier le prochain évènement culinaire
Une fois tous les calculs faits et retours reçus, il est temps de regarder vers l’avenir. À quoi ressemblera votre prochain évènement culinaire ?
Si vous vous focalisez sur la nourriture, pourquoi ne pas envisager un thème Japonais pour le prochain ? Ou si c’est un évènement lié aux boissons, pourquoi pas une dégustation de whisky plutôt que de vin ?
Nous espérons que vous avez pris beaucoup de photos de la nourriture et des boissons de l’évènement qui vient de se produire. Elles s’avèreront très utiles pour votre promotion en ligne à partir de maintenant.
Utilisez les images et vidéos pour créer des posts engageants sur les réseaux sociaux, pas seulement pour les invités précédents mais aussi pour les potentiels futurs invités.
Rincez-vous la bouche
Votre évènement n’était que le premier d’une longue série, alors maintenant qu’il est terminé il est temps de retourner à la case planification.
Vous devriez avoir quelques outils en plus dans votre arsenal pour rendre votre prochain évènement encore plus délicieux et Instagrammable que le précédent.