Le travail d’un organisateur d’évènements n’est jamais terminé. Une fois que vous avez choisi un thème, trouvé un site, déterminé un budget, et mis en place un plan marketing, il vous reste encore la technique à gérer. C’est à ce moment qu’il peut être pratique de travailler avec un technologue de l’évènementiel.
Nous avons jeté un œil à cette profession naissante pour vous aider à décider si vous en avez besoin ou non. Si c’est le cas, nous avons quelques idées sur où en trouver.
Poursuivez votre lecture pour découvrir :
- Ce qu’est un technologue de l’évènementiel
- Les avantages de travailler avec l’un d’entre eux
- Les évènements qui en ont besoin (et ceux pour lesquels ce n’est pas nécessaire)
- Ce à quoi pensez avant d’embaucher
- Où trouver de bons candidats
Qu’est-ce qu’un technologue de l’évènementiel ?
Si vous avez gardé un œil sur les dernières tendances en matières d’évènementiel, vous savez qu’il existe toute une gamme de nouvelles technologies accessibles aux organisateurs d’évènements.
Mais cela présente un gros problème : Seul un cinquième des organisateurs d’évènements savent réellement comment les utiliser.
C’est là que les technologues de l’évènementiel entrent en jeu.
La profession en elle-même est encore très récente, et n’existe que depuis une décennie environ. Ce qui complique la tâche de donner une définition claire de ce qu’est réellement sa fonction et ses responsabilités.
Les premiers technologues de l’évènementiel devaient simplement gérer les applis d’évènements et les réseaux. De nos jours, leurs responsabilités se sont étendues à l’analyse de données et aux évènements proposant des expériences nouvelles (songez réalité augmentée et virtuelle).
Ce qui fait totalement sens dans le contexte des technologies émergentes de l’évènementiel telles que l’IA, les évènements hybrides, la gamification et l’automatisation.
Pour résumer, le rôle d’un technologue de l’évènementiel peut inclure les points suivants :
- Collecter, analyser et faire des rapports à propos des données et retours
- Développer une stratégie technologique complète
- Trouver les bons fournisseurs d’équipement
- Gérer toute la technologie d’un évènement
- Gérer le site web et les réservations en ligne
- Fournir un support technique sur site lors d’évènements
- Rester à l’affut des dernières tendances numériques
Pourquoi devriez vous engager un technologue de l’évènementiel ?
Même si vous vous considérez comme compétent en matière de technologies, vous ne pouvez qu’être avantagé par le fait d’engager un technologue spécialisé dans l’évènementiel. Voyons quelques avantages de ce faire.
1. Connaissances spécialisées
Si vous êtes le management, alors le technologue est votre département informatique. Ils sont spécialisés dans des domaines de la technologie que vous n’avez probablement ni le temps ni l’envie d’explorer.
2. Meilleur traitement des données
Un technologue évènementiel peut vous dire comment collecter des données pertinentes, vous montrer comment les analyser, et vous conseiller à propos de la marche à suivre par rapport à ces données. Ce qui vous aidera à améliorer le retour sur investissement de vos évènements.
3. Moins de travail
Avec 24 heures par jour seulement (25 si vous vous donnez vraiment à fond), vous aurez besoin de toute l’aide que vous pourrez trouver. Un technologue évènementiel peut gérer tous les aspects techniques de votre évènement.
4. Recherche de fournisseurs
Si vous ne savez pas ce dont vous avez besoin en matière de technologie, il est difficile de trouver un fournisseur. Un technologue de l’évènementiel connait précisément vos besoins et peut dénicher les bons fournisseurs.
Quels types d’évènements peuvent profiter d’un technologue évènementiel ?
Tous les évènements n’ont pas besoin d’un technologue de l’évènementiel. Ils ne deviennent vraiment utiles que lorsque la quantité d’équipement technique est importante, ou que le nombre de participants l’est.
Les petits évènements comme les diners privés, les évènements communautaires locaux, les mariages, les cours de yoga, et les évènements universitaires gérés par les étudiants n’ont généralement pas besoin de beaucoup d’applis ou d’équipement pour marcher. Ils ne s’adressent pas non plus à un grand nombre de spectateurs pour lesquels il faut collecter et analyser les données.
Une fois que vous atteignez une certaine taille, cependant, les choses changent.
Les grandes conférences d’affaires, les festivals de musique, les performances théâtrales attirent généralement un grand nombre de spectateurs, et ont besoin de beaucoup d’équipement technique pour tourner correctement. C’est à ce moment qu’un technologue évènementiel peut s’avérer pratique.
À quoi penser avant d’engager un technologue évènementiel
Si vous pensez qu’un technologue évènementiel serait utile à votre évènement, il est temps de découvrir comment dénicher un bon candidat. Voici quelques astuces pour ce faire.
1. Interne vs. externe
La première chose à laquelle penser est si vous avez besoin d’engager votre propre technologue ou si vous pouvez passer par un prestataire indépendant. La sous-traitance est une bonne option si vous n’avez besoin du candidat que pour un évènement, ou pour une petite partie d’un évènement récurrent.
- Un technologue interne à l’entreprise connait la culture et les objectifs de votre entreprise. Ce qui leur facilite la tâche et leur permet de travailler à atteindre votre objectif. Ils sont plus à même de vous conseiller sur les logiciels, fournisseurs et sur le personnel dont vous avez besoin qu’un freelance. Plus important, les données que vous collectez et analysez seront plus en sécurité qu’avec un sous-traitant.
- Les technologues évènementiel freelance nécessitent un investissement moindre de votre part, car vous n’avez pas besoin de payer un employé à plein temps. Les agences se spécialisant dans la technologie de l’évènementiel peuvent également vous apporter plus de connaissances qu’une seule personne. De plus, les agences établies ont généralement déjà des liens avec des fournisseurs d’équipements et de logiciels intéressants.
2. Stratégie technologique
Il est judicieux d’établir une stratégie technologique pour votre évènement avant de chercher un candidat. Faites une liste d’applications et d’équipements dont vous pensez avoir besoin, ainsi que des données que vous aimeriez collecter. Ainsi, vous savez quelles compétences et quelle expérience vous aimeriez trouver chez votre candidat.
3. Personnalité
Tout comme pour la stratégie technologique, il est bon d’avoir une idée du type de personne que vous aimeriez avoir dans votre équipe. Est-ce que vous préférez quelqu’un de plus porté sur les détails et l’analyse ? Ou plutôt quelqu’un capable de s’occuper efficacement du côté technique tout en gérant une équipe ?
4. Tâches inutiles
Il est important d’avoir conscience que tout ce qui est technique n’est pas du ressort d’un technologue évènementiel. C’est pour eux une perte de temps et pour vous une perte d’argent de leur demander de formater votre ordinateur ou d’installer une appli. Déléguez ces tâches à un professionnel de l’informatique.
5. Références et résultats
Lors des entretiens avec les candidats, veillez à demander des références de leurs anciens employeurs. Ceci vous donnera une bonne idée de ce que travailler avec eux peut vous apporter. Vous devriez également demander une vue d’ensemble des résultats qu’ils ont obtenu, comme une étude de cas qui met en valeur les problèmes et leurs résolutions.
Où trouver un technologue évènementiel ?
La profession étant relativement récente, vous pourriez avoir du mal à trouver des sites mettant en avant ce genre de job. Mais si vous ne connaissez personne susceptible de vous mettre en relation avec un candidat potentiel, il y a toujours quelques endroits où vous pouvez faire vos recherches.
Votre première étape devrait être de poster une offre sur les sites de recherche d’emploi spécialisés dans l’évènementiel :
Si cela ne fonctionne pas, vous pouvez toujours tenter votre chance sur des sites plus généraux :
C’est la fin des soucis techniques
Inutile de se voiler la face, le futur est déjà là. Si vous organisez des évènements importants et que vous ne vous considérez pas comme très doué en technologies, vous aurez besoin tôt ou tard d’un technologue évènementiel. Une fois que vous aurez trouvé la bonne personne pour ce rôle, vous vous féliciterez de l’investissement.
Vous avez des connaissances en matières de technologues évènementiels ? Vous travaillez déjà avec l’un d’entre eux ? Nous adorerions vous lire, alors n’hésitez pas à nous laisser un commentaire dans la section ci-dessous.