La gestion du public lors d’évènements dépend largment du public. Certains publics sont paisibles. D’autres aiment faire la fête comme des brutes. À tel point qu’ils cassent des choses.
Il peut être compliquer de se préparer à l’inconnu. Mais avec les bonnes stratégies de gestion du public, vous pouvez réduire drastiquement le risque que votre évènement se transforme en une mauvaise expérience.
Dans ce guide, nous allons voir :
- Quels évènements ont besoin de gestion du public
- Pourquoi c’est si important
- Des astuces sur la façon de gérer le public d’évènements
- Des guides, applis, et entreprises susceptibles de vous aider
Il est temps de mettre en place un plan de gestion du public solide pour être prêt à n’importe quoi.
Quels évènements doivent penser à la gestion du public ?
La gestion du public ne devient souvent pertinente que dans le cas où votre évènement attire une large foule. Si vous organisez une petite réunion avec de la famille et des amis, gérer le public ne sera pas un problème.
Mais une fois que vous commencez à organiser un évènement plus important, elle devient plus pertinente.
- Concerts de musique et festivals
- Évènements sportifs et tournois
- Conférences d’affaires internationales
Pourquoi la gestion du public est-elle si importante ?
Les gens agissent différemment lorsqu’ils font partie d’une large foule et lorsqu’ils sont seuls. Les émotions fortes comme la joie, la colère, et l’excitation peuvent rapidement se propager et devenir dangereuses.
Une gestion du public insuffisante peut mener à la destruction de biens, à des blessures, et peut même transformer les gens en de vrais hooligans. Lisez cette liste complète de désastres liés à la foule pour voir à quel point les choses peuvent mal tourner.
Astuces pour une gestion efficace de la foule lors d’évènements
Comme vous pouvez le voir, les foules peuvent devenir dangereuses si elles ne sont pas gérées correctement. Plongeons nous dans les différentes stratégies de gestion des foules qui pourront vous aider à éviter un désastre lors de votre évènement.
1. Connaitre votre public
Les matchs de football et les festivals de heavy métal ont tendance à inclure plus d’action que les conférences académiques et les salons professionnels. Connaissez votre public et la façon dont il agit en groupe.
2. Prévoir à l’avance
La façon dont vous allez gérer le public lors de votre évènement devrait faire partie de votre processus d’organisation d’évènement. Une fois que vous avez sélectionné un lieu, vous pouvez commencer à songer à la façon dont les gens s’y déplaceront.
3. Informer les gens concernés
Une fois que vous avez une idée de qui, quand et où, vous pouvez commencer à contacter toutes les personnes qui seront affectées par votre évènement et qui ont besoin de savoir à quel type de public s’attendre.
Pensez à contacter les personnes suivantes :
- Les services d’urgences
- Les prestataires de services évènementiels
- Les autorités locales
- Les entreprises avoisinantes
- La gestion du site
Ils seront en mesure de vous aider à organiser le côté pratique de la gestion du public, dans la mesure où ils auront probablement déjà pu observer des évènements similaires par le passé.
4. Procéder à une évaluation des risques
L’évaluation des risques pour la santé et la sécurité de votre évènement font partie intégrante de votre stratégie de gestion du public. Identifiez les dangers potentiels et prévoyez comment les éviter.
5. Avoir un plan de secours
Les choses peuvent mal tourner, peu importe à quel point vous serez minutieux lors de l’organisation de votre évènement. C’est pourquoi vous devriez toujours avoir un plan de secours si cela se produit.
Vous devriez avoir un plan pour certains de ces scénarios :
- La météo change brutalement
- Certains objets inflammables prennent feu
- Une bagarre éclate entre participants
- Quelqu’un se fait attraper en train de voler
- Tout le monde panique et les gens se piétinent entre eux
Déterminez le meilleur moyen de gérer ces situations pour ne pas perdre le contrôle si elles se produisent.
Astuce : Lisez notre guide sur la création d’un plan de secours pour votre évènement, pour vous aider à créer le vôtre.
6. Utiliser beaucoup de signalétique
Vous pouvez éviter le fait de devoir répondre à beaucoup de questions le jour même en utilisant une signalétique adaptée à votre évènement. Assurez-vous que vos spectateurs peuvent se retrouver sur le site et qu’ils savent où ne pas aller.
Disposez des grands panneaux pouvant être lus de loin pour les choses suivantes :
- Les files d’attente pour l’enregistrement
- Les toilettes
- Les zones fumeur
- Les salles réservées au personnel
- Les dangers potentiels
7. Délimiter les différentes zones
Utilisez des barrières, des cônes, des cordes et des poteaux pour montrer aux gens où ils devraient faire la queue pour les billets et l’enregistrement. Faites en sorte que l’endroit où se déroule l’évènement principal soit bien indiqué et protégez les endroits que vous souhaitez interdire avec des barrières.
8. Limiter l’accès à l’alcool
L’alcool est un excellent moyen de briser la glace, mais il peut également être la cause de bien d’autres dégradations s’il est consommé au delà des limites du raisonnable par une foule agitée. Selon votre public, vous pourriez vouloir instaurer quelques limites.
9. Fouiller les participants
Si vous pensez qu’il y a une chance que certains de vos participants tentent de faire entrer quelque chose d’illégal à votre évènement, pensez à demander à l’équipe de sécurité de fouiller tout le monde lorsqu’ils arrivent.
Astuce : Jetez un coup d’œil à ce guide détaillé sur la sécurité des évènements pour des conseils sur la fouille des participants et bien d’autres sujets.
10. Simplifier l’enregistrement pour réduire les files d’attente
Le meilleur moyen d’énerver les gens dès le départ est de les faire attendre. Des files d’attente trop longues ont le don de pouvoir transformer des participants civilisés en leurs exacts opposés.
Voici quelques moyens de simplifier le processus d’enregistrement :
- Disposer de plusieurs points d’enregistrement
- Utiliser une appli de billetterie comme Billetto
- Assigner du personnel à l’écoute du client pour s’occuper des personnes inscrites
- Utiliser des tourniquets, des lecteurs de codes-barres ou des puces RFID
Astuce : Notre guide sur la façon de gérer l’enregistrement des participants à un évènement vous aidera à réduire le stress des longues files d’attente.
11. Disposer de la bonne quantité de personnel
Vous ne pouvez pas tout faire par vous-même, assurez-vous donc d’avoir engagé suffisamment de personnel pour le public que vous prévoyez.
Il devrait y avoir des personnes pour guider les gens. Toute votre équipe devrait connaitre la disposition des lieux. Ils devraient également disposer d’un moyen pratique de communiquer entre-eux, comme des talkie-walkies, ou un chat de groupe sur les téléphones de tout le monde.
Placez votre personnel stratégiquement sur le site et assurez-vous de couvrir tous les endroits clés :
- Les entrées
- Les files d’attente pour l’enregistrement
- Les guichets d’achat de billets
- Les zones assises
- Les bureaux de service clientèle
- Les salles de présentation
12. Engager une sécurité
Les gros évènements ont généralement besoin d’une entreprise de sécurité entrainée à gérer les publics importants, les comportements belliqueux, et les situations dangereuses.
Le personnel de sécurité que vous engagez devrait gérer les points suivants :
- La fouille des spectateurs
- Les confrontations physiques
- Les appels aux services d’urgence
13. Demander à tout le monde de signaler les comportements suspects
Votre personnel de sécurité ne pourra pas se trouver partout tout le temps, vous aurez donc besoin de plus de paires d’yeux. Demandez à votre équipe et aux participants de votre évènement de signaler tout ce qui parait suspect à la sécurité.
14. Disposer d’un moyen d’alerter tout le monde
Votre voix peut facilement se perdre au milieu d’une foule hurlante, vous aurez donc besoin d’un autre moyen de communiquer au cas où vous devriez alerter tout le monde de quelque chose d’important. Pensez à utiliser votre système son pour amplifier votre message, ou à prévenir vos participants via l’appli de votre évènement, si possible.
15. Évaluer votre stratégie
Une fois votre évènement terminé, évaluez votre stratégie de gestion du public. Discutez avec votre équipe et l’entreprise de sécurité et demandez ce qui a fonctionné et ce qui pourrait être amélioré.
Les entreprises et outils pour vous aider à gérer le public
Il existe des tas de ressources et de nombreux professionnels susceptibles de vous aider au sujet des questions de sécurité et de gestion des foules.
Voici quelques-uns des fournisseurs de services de sécurité les plus populaires au Royaume-Uni :
Vous pouvez également trouver de nombreux guides très utiles sur les sites web d’associations de l’industrie :
Enfin, il existe de nombreuses applications logicielles pour la gestion des foules :
N’oubliez pas les enfants : La sécurité avant tout !
Les gros évènements peuvent être très amusants, surtout lorsqu’ils impliquent de la musique très forte et de grandes quantités d’alcool. Mais il est bon d’avoir une équipe d’adultes dans les parages pour s’assurer que tout le monde soit en sécurité.
Nous espérons que ces stratégies de gestion du public vous aideront à assurer la sécurité de tout le monde, ainsi qu’une excellente expérience lors de votre prochain évènement.
Vous disposez d’expérience et avez une opinion sur la façon de gérer le public lors d’évènements ? Dites-nous ce que vous en pensez dans les commentaires ci-dessous !