Si vous avez lu notre guide sur comment trouver un site, vous vous demandez probablement combien d’argent réserver pour celui-ci.
Les tarifs de location de sites varient tout autant que les types d’évènements qui s’y tiennent. Alors, pour comprendre comment la tarification des sites est faite, voyons tout d’abord quels sont les types de lieux existants.
Les 12 types de sites d’évènements les plus communs
Un site d’évènement peut être n’importe quel endroit dans lequel votre évènement prend place. (Pas besoin d’un toit et de murs.) Ceci dit, il existe certains types de lieux idéaux pour les évènements.
Poursuivez votre lecture pour découvrir lequel s’adaptera au mieux à votre prochain évènement.
1. Bars, pubs, et clubs
Si vous organisez une soirée ou un concert live, rien n’est plus adapté qu’un bar ou un club. Ceci dit, vous pouvez aussi obtenir un bon prix si vous les réservez durant la journée.
Adaptés aux : soirées, concerts, soirées comédie, et dégustations.
2. Restaurants
Vous pouvez réserver une salle de restaurant, ou si votre évènement est suffisamment conséquent, réserver le restaurant complet.
Adaptés aux : diners, anniversaires, réceptions de mariage, réunions d’affaires et dégustations.
3. Hôtels
De nombreux hôtels sont équipés de restaurants, bars, salles de bal, salles de conférences, et autres espaces consacrés aux évènements, faisant d’eux des choix idéaux pour de nombreux évènements différents.
Adaptés aux : soirées, diners, dégustations, réunions d’affaires, conférences, présentations, évènements de réseautage et réceptions de mariage.
4. Centres de conférence
Bien que de nombreuses conférences se tiennent dans des hôtels, les centres de conférence spécifiques sont également très populaires. Ils disposent de tout l’équipement A/V dont vous pourriez avoir besoin et fournissent même souvent la restauration.
Adaptés aux : conférences (sans blagues), réunions d’affaires, présentations, et évènements de réseautage.
5. Centres d’affaires
Centres d’affaires et centres de conférence ont tendance à avoir de nombreux points communs. Typiquement, les centres d’affaires ont tendance à se concentrer plutôt autour d’activités journalières, type meetings et co-travail.
Adaptés aux : réunions d’affaires, évènements de réseautage, et présentations.
6. Centres communautaires
Les instances et organismes gouvernementaux locaux (comme les églises) disposent souvent d’un espace disponible à la location aux particuliers. Les sites pourraient ne pas toujours être très impressionnants, mais vous pourriez vous en tirer avec une affaire en or.
Adaptés aux : réunions et évènements communautaires.
7. Clubs de sport
Les clubs de sport locaux, de golf, football, rugby, disposeront peut-être d’espace accessible à la location pour les évènements privés, de façon à générer un revenu supplémentaire aux membres.
Adaptés aux : évènements liés au sport.
8. Galeries d’art
Les galeries d’art sont généralement de grands espaces vides pour laisser place aux installations artistiques. Ce qui de fait laisse de la place pour tenir n’importe quel type d’évènement, et vous pourriez même réussir à négocier un prix correct.
Adaptés aux : ateliers, rencontres d’artistes, et évènements de réseautage.
9. Sites académiques
À l’instar des clubs sportifs, les institutions académiques cherchent souvent à générer un peu d’argent supplémentaire. Vous découvrirez rapidement que nombre d’écoles et d’universités sont ravies de louer une partie de leurs bâtiments à des évènements privés.
Adaptés aux : ateliers d’écriture, évènements de réseautage, et présentations.
10. Manoirs
Si vous êtes à la recherche d’un site classe inaccessible au commun des mortels, mettez vous en recherche de quelques manoirs pour tenir votre prochain évènement. Ce sont généralement des lieux magnifiques… mais au prix élevé.
Adaptés aux : réceptions de mariage, diners, et retraites d’entreprise.
11. Stades et arènes
Si vous organisez un concert géant avec des milliers de spectateurs, alors les stades et arènes sont parfaits pour vous. Cependant, vous vous rendrez compte qu’ils offrent généralement des espaces plus petits pour les évènements plus restreints.
Adaptés aux : évènements sportifs, concerts, soirées comédie, productions théâtrales, et présentations.
12. Parcs et champs
Les espaces en plein air peuvent être utilisés pour différents types d’évènements, et ils disposent d’énormément d’espace pour les accueillir. Contactez votre conseil local pour découvrir quels parcs ou champs vous pouvez utiliser.
Adaptés aux : marchés, foires, festivals, concerts, spectacles humoristiques et productions théâtrales
Prix des sites
Une fois que vous avez décidé du site pour votre évènement, il est temps de regarder plus en détails la structure de tarification. Tous les sites ne vous demanderont pas un prix forfaitaire pour la location de leur espace.
Ci-dessous, vous trouverez les structures de tarification les plus communes.
1. Prix de location
Un prix de location est un prix de base calculé en fonction du temps de location du site. Vous pourrez généralement louer le site pour quelques heures, une demie journée, ou une journée complète.
Vous pouvez vous en tirer pour moins de 10€ de l’heure pour les sites les moins chers, et jusqu’à plusieurs dizaines de milliers d’euros la journée pour les sites les plus prestigieux.
Le prix de la location peut être « sec » (voir #2 ci-dessous) ou inclure la restauration et l’équipement technique. Tout dépend de votre contrat avec le site.
2. Location « sèche »
Ce type de location est le même que le précédent, à ceci près qu’il est clairement spécifié que la location n’inclue que le site. Dans de nombreux cas, cela signifie que vous n’aurez même pas la décoration.
C’est une bonne solution si vous souhaitez organiser la nourriture, les boissons, la décoration, et l’équipement technique vous-même. Cependant, vous devriez quand même faire un calcul pour vous assurer que vous économisez réellement de l’argent par ce biais.
3. Forfait par personne
La structure « Forfait par personne » représente précisément ce que son nom indique : vous payez un certain montant pour chaque spectateur présent.
Ce qui signifie généralement que le prix inclue la nourriture et les boissons consommés par les invités. Les prix des forfaits par personne sont généralement aux alentours de 30 à 100€ par personne.
4. Tarif délégué du jour
Les hôtels et centres de conférences se focalisant sur les évènements professionnels auront tendance à proposer ce type de tarification. Les prix sont généralement assez proches des forfaits par personne ci-dessus.
Les tarifs délégués du jour diffèrent dans la mesure où ils incluent généralement de l’équipement A/V ainsi que quelques extras dont pourraient avoir besoin les invités, comme les crayons et blocs-notes.
5. Dépense minimum
De nombreux hôtels, restaurants, bars et clubs offriront un possibilité de tarification par dépense minimum. Ce qui signifie que vous ne payez rien au départ pour la location du site, mais que vous devez assurer que vos invités dépenseront une certaine somme.
Si vos invités s’attendent à devoir payer leurs boissons et leur nourriture, cette solution pourrait être la bonne pour vous. Assurez-vous simplement que les denrées au menu ne sont pas à des prix exorbitants.
L’inconvénient de cette structure de tarification est que vous devrez couvrir la différence dans le cas où la dépense minimale n’est pas atteinte. Les dépenses minimales peuvent varier de 200€ les jours de semaine à plusieurs milliers d’euros le week end.
6. Nombre minimum d’invités
Certains sites vous proposeront une variation de la structure de tarification de dépense minimum, sous forme d’un minimum d’invités. C’est potentiellement une encore meilleure affaire que l’option de dépense minimum.
Ici, vous devrez simplement vous assurer qu’un certain nombre de spectateurs se présenteront. Le site calcul ce que chaque spectateur va dépenser, et estime le nombre de spectateurs nécessaires à balancer leurs dépenses et à générer un profit.
Tout comme pour l’option de dépense minimale, vous devrez cependant compenser dans le cas où vous ne parvenez pas à faire venir suffisamment de monde.
Astuce : Lisez ce guide approfondi de tarification de sites pour mieux estimer la quantité d’argent que vous devez réserver sur le budget de votre évènement.
Que la chasse au site commence !
Maintenant, vous savez quels types de sites sont disponibles pour votre évènement et les structures de tarification qu’ils proposent, et vous êtes en meilleure posture pour trouver et négocier une bonne affaire.
Si vous avez une expérience personnelle de la location de site pour évènements que nous n’avons pas couvert dans cet article, n’hésitez pas à lâcher un commentaire dans la section ci-dessous !
