Cela fait un moment que vous organisez votre évènement et vous apercevez enfin la lumière au bout du tunnel. C’est le bon moment pour songer à envoyer une invitation à vos invités.
Lisez ce guide pour découvrir en quoi les invitations au évènements sont si importantes, comment les rédiger, et quand les envoyer.
1. Qu’est-ce qu’une invitation à un évènement ?
La réponse peut paraitre évidente, mais les invitations aux évènements impliquent plus que vous ne vous l’imaginez. Les points importants d’une invitation à un évènement familial ne le seront pas pour quelque chose de plus formel.
Alors, qu’est-ce qui est le plus adapté ?
Est-ce qu’il serait judicieux de prendre un stylo plume et d’écrire une invitation personnalisée sur du papier artisanal ? Ou serait-il suffisant de tagger les gens sur Facebook ?
Votre invitation devrait être adaptée au thème de l’évènement. Elle devrait faire plus que de simplement informer les gens des détails pratiques. Elle devrait faire partie de l’évènement lui-même en créant de l’engouement à l’avance.
Donc, que vous optiez pour une invitation papier ou un message électronique, elle doit s’adapter au thème général de l’évènement.
2. Les différents types d’invitations aux évènements
Le format d’une invitation à un évènement est important parce qu’il peut impacter le taux de réponse des récipiendaires, ainsi que leurs impressions sur votre évènement. Jetons un œil aux trois types d’invitations pour des évènements.
1. Manuscrite
Les invitations manuscrites sont traditionnellement distribuées pour des évènements très privés, comme les mariages, galas, et diners protocolaires.
Elles nécessitent du temps, de l’argent, et des efforts de la part de l’organisateur de l’évènement. Elles ne sont pas pratique du tout pour les grands rassemblements incluant des centaines ou des milliers de participants.
Mais comme les invitations manuscrites reflètent l’exclusivité et des efforts importants de la part de l’organisateur, les gens qui la reçoivent ont plus de chances d’y répondre. Une enveloppe incluse avec votre adresse dessus augmentera encore plus le taux de réponse.
Astuce : Lisez ce guide sur comment maitriser les invitations manuscrites à des évènements pour plus de détails.
2. Imprimées
Les invitations manuscrites sont belles, mais les invitations imprimées pour un évènement vous offrent plus de possibilités. Si vous faites équipe avec un bon designer graphique ou que vous utilisez un modèle en ligne, alors vous pouvez vous permettre de vous montrer vraiment créatif.
Les invitations imprimées sont moins cher à produire que les manuscrites, mais restent plus chères que celles électroniques. Elles se situent également entre ces deux dernières en terme d’exclusivité.
Pour que les invitations imprimées aient l’air plus exclusives (et pour inciter les destinataires à y répondre), vous pouvez inclure une double enveloppe portant votre nom lorsque vous envoyez les invitations à l’évènement.
Astuce : Dénichez un professionnel de l’impression qui puisse imprimer vos invitations pour l’évènement avec une qualité qui lui rende justice.
3. Numériques
Les invitations numériques à un évènement, peu importe la forme qu’elles prennent, sont de loin l’option la moins chère et la plus rapide. Vous pouvez rédiger un email et l’envoyer à tous vos invités d’un coup en un seul clic.
Une manière de faire encore plus rapide est de créer un évènement Facebook et d’inviter les gens via la plateforme. Vous pouvez lui donner un côté plus élaboré en incluant le thème graphique de votre évènement.
Les invitations électroniques sont moins formelles, moins exclusives, et de fait moins mémorables et urgentes. Mais vous pouvez envoyer des rappels réguliers, et garder facilement une trace des réponses et de l’engagement.
Astuce : Voici des exemples d’invitations email à des évènements et des invitations à des évènements via les réseaux sociaux dont vous pouvez vous inspirer.
3. Quels détails inclure dans votre invitation
L’invitation à votre évènement doit répondre à toutes les questions importantes que se poseront vos invités. Celles-ci incluent le quoi, le pourquoi, le qui, le quand, et le où de votre évènement.
La plupart des invitations à des évènements inclueront les détails suivants :
- Nom de la personne invitée
- Titre et description de l’évènement
- Noms de l’hôte et des organisateurs
- Heure et date
- Lieu et comment s’y rendre
- Dress code
- Date butoir pour la réponse
Selon le type d’évènement que vous organisez, vous pourriez également avoir besoin d’inclure des informations à propos des parkings environnants, des enfants, des « plus un », des options de restauration, et les informations concernant les régimes alimentaires spéciaux.
4. Comment rédiger une invitation à un évènement
Le choix du phrasé doit refléter le niveau de formalité de l’évènement. Écrivez de manière formelle pour un évènement qui l’est aussi, et utilisez un phrasé détendu et amical pour un évènement du même type.
Les invitations formelles utiliseront généralement des formules du type « Vous êtes cordialement invité à… » et « Nous vous prions de bien vouloir nous faire l’honneur de votre compagnie… »
Voici quelques types d’évènements qui nécessitent généralement une rédaction officielle :
- Séminaires académiques
- Fêtes d’anniversaire d’entreprise
- Cérémonies de remise des prix
- Repas d’affaires
- Conférences
- Cérémonies officielles
- Journées portes ouvertes
- Pots de départ
- Salons professionnels
- Mariages
Il existe bien sûr des exceptions à la règle. Un déjeuner d’affaires peut être décontracté et une cérémonie de remise de prix peut être un peu insolite. Faites simplement en sorte que le phrasé reflète le thème.
Les invitations à des évènements décontractés utiliseront un langage plus direct, du style « Venez nous rejoindre le mois prochain… » et « Ne ratez pas cette occasion de… »
Voici quelques exemples d’évènements pour lesquels un phrasé décontracté est généralement approprié :
- Diners non officiels
- Fêtes de jours fériés
- Soirées entre amis
- Fêtes surprises
- Soirées entre collègues
Astuce : Jetez un œil à ces exemples de rédaction d’invitations à des évènements pour vous aider à rédiger la vôtre.
5. Devriez-vous toujours envoyer des invitations pour un évènement ?
Tous les évènements n’ont pas besoin d’invitations, il est donc bon de réfléchir à la nécessité pour vous d’y consacrer du temps. Nombre de nos lecteurs organisent des cours, par exemple, qui ne nécessitent généralement pas d’invitations.
Il y a également les évènements publics, comme les défilés et foires, qui sont ouverts à tout le monde et pour lesquels un affichage des détails importants sur des posters à travers la ville et en ligne sont amplement suffisants.
Voici quelques exemples d’évènements qui ne nécessitent pas vraiment d’invitations :
- Soirées entre amis
- Cours
- Spectacles de comédie
- Évènements communautaires
- Concerts
- Chasses au trésor
- Évènements sportifs
- Activités de team building
- Évènements bien-être
- Ateliers
6. Quel est le meilleur moment pour envoyer des invitations à un évènement ?
Il n’existe pas de règle ultime concernant le moment auquel envoyer les invitations, mais il y a quelques points à prendre en compte lorsque vous le faites.
Plus les gens reçoivent tôt l’invitation à un évènement, moins ils ont de chances d’être occupés. Mais ils risquent également davantage de l’oublier entre temps.
À l’inverse, votre évènement sera plus frais dans les esprits des gens si vous envoyez l’invitation juste avant l’évènement. Mais ils ont également plus de chances d’avoir déjà quelque chose de prévu ce jour là.
Voici quelques facteurs qui influenceront le timing de votre invitation pour un évènement :
- Date – Envoyez les invitations plus tôt si votre évènement se déroule lors d’une période durant laquelle les gens sont occupés, comme les jours fériés.
- Lieu – Laissez aux gens le temps de réserver leurs billets et logements si vous planifiez un évènement à l’étranger.
- Taille – Annoncez les grands évènements, comme les conférences et festivals, longtemps à l’avance pour que les gens puissent réserver les dates.
- Billets – Les évènements payants avec des tarifs préférentiels pour ceux qui réservent tôt devrait être annoncés tôt pour donner aux gens une chance de réserver.
7. Quelques idées d’invitations pour de l’inspiration
Si vous voulez voir comment les autres organisateurs d’évènements mettent en place leurs invitations, vous avez de la chance. Nous avons déniché quelques idées géniales et inspirantes que vous pouvez utiliser.
Jetez un œil à ces idées d’invitations à des évènements :
8. Modèles d’invitations pour des évènements
Si vous vous sentez prêts à créer vos propres invitations pour un évènement, n’ayez crainte. Inutile d’être designer graphique. Vous pouvez simplement piocher dans les nombreux modèles gratuits en ligne.
Voici quelques modèles gratuits d’invitations pour des évènements que vous pouvez utiliser :
Prêts à envoyer les invitations ?
Vous avez désormais toutes les cartes en main pour créer et envoyer des invitations géniales pour vos évènements. La seule question désormais, c’est qui vous allez inviter. Et pour quoi.