Comment Mettre en Place les Inscriptions pour un Évènement en 10 Étapes

Tout organisateur d’évènement devrait savoir comment mettre en place les inscriptions pour son évènement. Mais nos lecteurs viennent de tous horizons et peuvent être débutants comme chevronnés, nous avons donc écrit ce guide pour les moins initiés d’entre-vous.

Poursuivez votre lecture pour découvrir :

• Ce qu’est un logiciel de gestion des inscriptions pour les évènements
• Pourquoi il vous en faut un
• Comment mettre en place les inscriptions pour vos évènements en dix étapes
• Quelques astuces pour augmenter le nombre d’inscriptions

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des inscriptions pour les évènements ?

De nombreux organisateurs d’évènements n’ont pas le temps, l’expertise ou les ressources nécessaires pour mettre en place des sites web complets pour leurs évènements. Ce qui représente un souci lorsqu’il s’agit des inscriptions à l’évènement.

Heureusement, il existe de nombreux sites web (tels que Billetto) offrant une solution à ce problème. Les sites d’inscriptions en ligne vous permettent de créer une page d’accueil pour un évènement, d’enregistrer les inscriptions, de vendre des billets, et de collecter des données importantes.

Les meilleurs sites web pour la gestion des inscriptions aux évènements s’intègrent nativement aux réseaux sociaux comme Facebook. Nombre d’entre-eux offrent aux utilisateurs une appli pour gérer leurs réservations pour les évènements.

Quels sont les avantages de l’utilisation de sites d’inscriptions aux évènements ?

Il peut se révéler long et couteux de créer un site Web complet et bien conçu offrant les mêmes fonctionnalités qu’un logiciel gratuit de gestion des inscriptions aux évènements.

Voici une liste non exhaustive des nombreuses fonctionnalités que vous pouvez attendre de tels sites :

• Création d’évènements privés et publics
• Mise en place d’une page d’accueil contenant les informations liées à l’évènement
• Mise en place d’une liste d’attente pour les gros évènements
• Intégration avec les réseaux sociaux tels que Facebook
• Ajout d’un widget pour l’inscription à l’évènement (par exemple WordPress)
• Création de plusieurs types de billets, comme les billets « early bird »
• Émission de billets numériques, imprimés et mobiles
• Possibilité de paiement par carte de crédit et virement bancaire
• Envoi de mails de confirmation d’achat
• Vente de billets à l’entrée grâce à l’appli
• Contrôle des billets et enregistrement des participants grâce à l’appli
• Obtention de données sur les ventes et sur le public

… et beaucoup d’autres. Pensez bien à vérifier toutes les fonctionnalités des différentes applis d’inscription avant de vous engager auprès d’une.

Comment mettre en place les inscriptions à un évènement en 10 étapes

Maintenant que vous savez quelles options vous avez pour la gestion des inscriptions en ligne pour un évènement, voyons comment les mettre en place pour vendre les billets pour votre évènement. Nous avons créé un plan en dix étapes.

1. Identifier votre public cible

Il est important de réfléchir à votre public cible avant de choisir comment vous allez gérer les inscriptions à votre évènement. S’il utilise Facebook, par exemple, il vous faudra une appli de gestion des inscriptions qui peut s’y intégrer.

Astuce : Consultez notre guide sur la manière d’identifier votre public cible avant de passer à la deuxième étape.

2. Comparer les logiciels de gestion des inscriptions aux évènements en ligne

Une fois que vous avez déterminé votre public cible et de quelles fonctionnalités vous avez besoin, vous pouvez sélectionner un site de billetterie. N’oubliez pas de vérifier les autres facteurs importants, comme la structure de paiement, ainsi que la réputation en ligne.

Astuce : Nous avons déjà sélectionné les meilleurs sites de gestion des inscriptions en ligne.

3. Créer un compte

Vous avez déniché l’appli parfaite pour vous ? Bien. Maintenant, tout ce qu’il vous reste à faire est de créer un compte. La plupart des sites vous proposeront des options gratuites et payantes pour l’enregistrement de votre évènement.

Astuce : Vous voulez l’essayer ? Alors dirigez-vous sur notre page d’inscription et créez un compte gratuitement sur Billetto.

4. Créer une page évènement

Créez une page d’accueil pour l’évènement et incluez autant d’informations que possible à propos de l’évènement. Utilisez cette page pour vendre les billets pour votre évènement et incluez un appel à l’action pour maximiser les ventes.

Astuce : Consultez notre guide sur la façon de rédiger une description d’évènement pour des exemples concrets de pages d’évènements.

5. Créer vos billets

Une fois que vous avez rédigé la meilleure description de tous les temps, il est temps de créer les billets pour l’évènement. Vous pouvez créer des billets gratuits, payants, des bons de réduction, des réductions pour les premiers acheteurs, d’autres pour les ventes à la dernière minute, et tout ce dont vous avez besoin.

Astuce : Apprenez à fixer le prix des billets pour votre évènement pour un retour sur investissement maximal.

6. Mettre en place les moyens de paiement

Tous vos participants n’utiliseront pas les mêmes moyens de paiement. Assurez-vous d’accepter les virements bancaires, les cartes bleues, et les sites comme PayPal. (N’oubliez pas d’inclure vos propres informations pour pouvoir recevoir les paiements !)

Astuce : Découvrez les options qui s’offrent à vous dans notre guide sur la façon d’accepter les paiements en ligne pour les évènements.

7. Enregistrer les participants

Maintenant que tout est en place, vous pouvez diriger les gens inscrits à votre newsletter vers votre page évènement. Vous avez une newsletter, non ? Si ce n’est pas le cas, il est grand temps de vous mettre à collecter des adresses mail.

Astuce : Si vous êtes un débutant complet, nous avons rédigé un guide sur la façon de créer une liste d’emails.

8. Promouvoir votre évènement

Il est temps de vendre votre évènement… et pour ce faire, vous n’avez que l’embarras du choix. Vous pouvez distribuer des flyers dans la rue, mettre en place des publicités PPC sur les réseaux sociaux, lancer des concours, entre autres.

Voici 10 façons de faire la promotion de votre évènement (cliquez sur le lien pour consulter le guide correspondant) :

• • Facebook
  • Google
  • Instagram
  • LinkedIn
  • Pinterest
  • Twitter
  • Forums et sites communautaires
  • Garanties marketing
  • Partenariats avec les médias
  • Distributions de billets

9. Collecte de données et optimisation

Une fois que les inscriptions commencent à arriver, vous obtiendrez énormément d’informations que vous pourrez utiliser pour segmenter votre public, optimiser votre évènement, et vendre encore plus de billets.

Astuce : Découvrez comment segmenter votre public cible et le recibler avec des publicités.

10. Construire votre marque et créer de la visibilité

Votre évènement approchant, il est temps de vous intéresser au futur. À quoi ressemblera votre prochain évènement ? Comment faire pour le rendre encore meilleur et plus grand que celui-ci ? Comment toucher encore plus de gens la prochaine fois ?

Astuce: Jetez un œil à notre guide sur comment augmenter la visibilité de la marque pour vous créer une réputation.

Comment augmenter le nombre d’inscriptions à votre évènement

Mettre en place les inscriptions en ligne pour votre évènement, c’est bien, mais comment faire pour que les gens s’y inscrivent ? Voici quelques idées sur la manière de booster les inscriptions à votre évènement pour qu’il se vende au mieux.

Poster et promouvoir du contenu

Lorsqu’il s’agit d’augmenter le nombre d’inscriptions à un évènement, Facebook est l’une des plateformes marketing les plus performantes. Faites la promotion d’images, de vidéos, de mentions dans les médias, de compétitions auprès de votre public.

Astuce : Découvrez comment utiliser Facebook pour recibler les gens qui étaient à deux doigts de venir.

Communiquer avec votre public

L’évènement commence réellement avant sa date officielle. Communiquez avec votre public dès les premiers instants en leur posant des questions et en les invitant à participer.

Astuce : Découvrez comment améliorer l’engagement de votre public avant, pendant, et après votre évènement.

Donner suite à l’évènement

L’évènement ne se termine pas à la fermeture des portes. Il est désormais temps de donner suite, de demander des retours, et de voir comment vous pouvez améliorer le prochain évènement pour vendre plus de billets.

Astuce : Utilisez l’un des nombreux outils de sondage gratuits pour obtenir des informations importantes à propos de votre public.

Vous êtes prêts pour les inscriptions

Vous avez désormais de solides connaissances sur la manière de mettre en place les inscriptions pour votre évènement. Il est temps de les mettre en œuvre. Si vous avez des astuces que nous avons oublié de citer, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires ci-dessous.