Vous avez été chargé de l’organisation d’un mariage, d’un anniversaire ou d’une réunion de famille ? Ou peut-être que vous souhaitez organiser une magnifique fête pour vos collègues de travail ?
Vous êtes au bon endroit. Ceci est notre guide ultime pour un évènement privé réussi. Même si votre évènement est restreint et privé, il reste énormément de choses à considérer pour qu’il se déroule correctement.
Ce que vous apprendrez au fil de ce guide :
- Comment planifier la nourriture, les divertissements et le lieu (et comment assurer la confidentialité de la chose).
- Où et comment promouvoir votre évènement privé, même s’il est petit.
- Que faire en tant qu’hôte le jour de votre évènement.
- Les différentes façons dont vous pouvez effectuer un suivi après la fête.
1. Planifier votre évènement privé
La première étape de la planification de votre évènement privé est de considérer le thème, le but et le public cible. Une fois que vous avez déterminé ces éléments, vous pouvez commencer à créer un budget et un calendrier réalistes.
Voici quelques-unes des questions clés à considérer lorsque vous planifiez un évènement privé :
Le site
Convient-il au thème de l’évènement ?
La confidentialité
Le lieu offre-t-il le niveau d’intimité souhaité ?
Le menu
Qu’est-ce qui figure au menu et comment comptez-vous procéder pour le service ?
Le divertissement
Avez-vous l’intention de prendre la parole ou comptez-vous engager un animateur ?
Budget et calendrier
De combien d’argent et de temps disposez-vous pour travailler ?
Comme les évènements privés sont très variés, vous devez toujours faire vos plans en fonction du concept de l’évènement.
Que faire maintenant
Notre guide détaillé répondra à chacune de ces questions et vous aidera à créer un plan solide pour votre évènement privé.
Plus de lecture : Comment Planifier un Évènement Privé : 11 Éléments à Prendre en Compte.
2. Promouvoir votre évènement privé
L’aspect promotionnel de votre évènement privé se concentrera souvent sur l’exclusivité de celui-ci. Qu’il s’agisse d’un mariage ou d’un diner de célébrités, les gens apprécieront qu’il ne soit pas accessible à tout le monde.
Voici quelques-unes des nombreuses façons dont vous pouvez promouvoir votre évènement privé :
Le timing
Tenez compte de la date de votre évènement et faites-en la promotion longtemps à l’avance.
Le public cible
Concentrez-vous sur les canaux marketing utilisés par votre public.
Portes-paroles
Tirez parti des anciens participants pour vous aider à promouvoir l’évènement à venir.
L’exclusivité
Mettez l’accent sur l’exclusivité de l’évènement pour susciter l’intérêt.
Les influenceurs
Invitez des influenceurs à l’évènement et utilisez leur nom pour en faire la promotion.
Les concours
Organisez un concours permettant de gagner des billets pour que les gens partagent l’évènement.
La billetterie
Utilisez une plateforme de billetterie pour vendre des billets et obtenir des informations et données sur les clients.
Toutes ces méthodes ne s’appliqueront pas à votre évènement. N’invitez pas un influenceur de réseaux sociaux à votre mariage ou à votre réunion de famille… à moins que vous ne les connaissiez personnellement.
Que faire maintenant
Quel que soit le type d’évènement privé que vous organisez, il y a de fortes chances pour que vous trouviez de l’inspiration dans notre guide détaillé sur la promotion d’un évènement privé.
Plus de lecture : 12 Façons de Promouvoir un Évènement Privé.
3. Tenir votre évènement privé
En tant qu’hôte de votre évènement privé, l’expérience de vos invités est entre vos mains. Si vous organisez un anniversaire ou un mariage, il est d’autant plus important que vous soyez prêt.
Essayez de planifier toutes ces choses à l’avance, afin de minimiser le stress de la journée :
L’accès
Assurez-vous qu’il y a un accès approprié au lieu et une signalisation permettant de se rendre aux endroits clés.
Le placement
Organisez les tables et les sièges de façon à ce que tout le monde sache où il doit se diriger.
L’atmosphère
Mettez de l’ambiance avec de la musique et de la lumière pour créer une atmosphère agréable.
Le divertissement
Accueillez tous les artistes ou conférenciers et donnez-leur un espace pour se détendre et se préparer.
L’équipement technique
Vérifiez tout l’équipement technique, tel que les microphones, système son, projecteurs, jeux de lumières et systèmes informatiques.
Boissons et snacks
Préparez des boissons de bienvenue et des canapés pour l’arrivée des invités.
Les réseaux sociaux
Prenez des photos, enregistrez des vidéos et encouragez le partage sur les réseaux sociaux.
Si vous n’avez pas le temps de préparer tout cela avant le jour de l’évènement, laissez-vous suffisamment de temps la veille de l’arrivée des invités.
Que faire maintenant
Si vous pensez que cela semble beaucoup à gérer d’un coup, ne vous inquiétez pas. Nous avons préparé un guide détaillé qui vous aidera tout au long des étapes de l’organisation de votre évènement privé.
Plus de lecture : Guide sur Comment Tenir un Évènement Privé (En 9 Étapes).
4. Le suivi après votre évènement privé
La façon dont vous effectuerez le suivi après un évènement privé dépend largement du type d’évènement que vous organisez. Pour une réunion de famille, vous pouvez utiliser Facebook. Pour les réunions d’affaires, il pourrait s’agir de LinkedIn. Voici quelques-unes des tâches clés à accomplir dans la phase de suivi d’un évènement privé :
Remercier tout le monde
Remerciez vos invités d’être venus et n’oubliez pas non plus votre équipe et la gestion du lieu de l’évènement. Vous devriez également remercier tous les sponsors, fournisseurs et influenceurs qui vous ont aidé.
Revoir les objectifs
Voyez si vous avez atteint les objectifs de l’évènement. Vous l’aviez organisé pour rencontrer un client ? Ou peut-être juste pour vous amuser avec votre famille et vos amis ?
Les retours
Obtenez des retours de tout le monde sur la façon dont vous avez réussi afin d’améliorer les évènements à venir.
Garder le contact en ligne
Vous devriez renforcer les liens que vous avez établis ou ravivés en les recontactant en ligne.
Le budget
Comptabilisez vos revenus et vos dépenses pour voir si vous êtes dans le vert ou dans le rouge. Utilisez votre plateforme de billetterie pour ce faire (si vous en utilisez une).
Promouvoir le prochain évènement
Préparez vos invités pour le prochain évènement privé que vous comptez organiser. Vous pouvez les transformer en portes-paroles pour votre marque en leur offrant des incitations, comme un rabais.
Créer des moments forts
Rassemblez toutes les photos et vidéos de l’évènement et partagez-les avec vos invités pour qu’ils puissent revivre les bons moments que vous avez vécu ensemble.
Utilisez votre bon sens lorsque vous effectuez un suivi. Partager des selfies de l’évènement avec un client d’affaires pourrait ne pas être très approprié. Ou peut-être que c’est exactement ce qu’ils attendent de vous !
Que faire maintenant
Nous avons passé en revue chacune de ces idées dans notre guide sur la façon de renforcer vos connexions après un évènement. Lisez le guide en cliquant sur le lien juste en dessous.
Plus de lecture : Renforcer Vos Connexions : Comment Effectuer un Suivi Après un Évènement Privé.
On remballe !
Vous venez de voir une vue d’ensemble de tout ce que vous avez besoin de savoir si vous voulez organiser un évènement privé réussi. Nous espérons que vous tirerez profit de vos nouvelles connaissances pour le bien de votre propre évènement.
Les points clés à retenir
Voici quelques-uns des principaux points à retenir lorsque vous commencerez la planification :
- Songez au niveau d’intimité offert par le lieu avant de le réserver.
- Concentrez-vous sur l’exclusivité lorsque vous faites la promotion de l’évènement auprès de vos invités potentiels.
- Assurez-vous qu’il y ait un accès adéquat à la salle et créez une atmosphère agréable.
- Renforcez vos liens en communiquant avec les gens après l’évènement.
Vous vous sentez moins stressé par l’organisation de votre évènement privé maintenant ? Laissez-nous vos idées dans la section commentaires ci-dessous !
